신상 여행

국제회의 때 병행하는 커피 브레이크의 모든 것 

( How to Prepare for Coffee Breaks at International Conferences )

국제 회의 커피 브레이크

커피브레이크는 국제회의시 연속적으로 진행되는

회의참가자들의 지루함을 없애주고

기분전환을 위하여 커피나 홍차 등의 음료와

간단한 스넥류를 제공하는 행사이다.

국제 컨퍼런스에서 커피 브레이크를 개최하면

참석자에게 절실히 필요한 간식과

네트워킹 기회를 제공할 수있습니다.

성공적인 커피 브레이크를 계획하고

실행하기 위한 체계적이고

구체적인 가이드는 다음과 같습니다.

커피 브레이크 시간

기간: 약 20~30분의 휴식 시간을 할당합니다.

빈도: 각 세션 중간에 커피 브레이크를 예약합니다. 

이상적으로는 하루에 두 번(오전 한 번, 오후 한 번)입니다.

커피 브레이크 준비

목적: 

참석자에게 상쾌함을 주기 위해 

커피, 차, 가벼운 간식과 같은 음료를 제공합니다.

지루함을 방지하고 네트워킹을 장려하기 위해

 분위기 변화를 제공합니다.

장소:

별도 구역: 로비나 컨퍼런스 홀 옆의 방에서

 커피 브레이크를 진행합니다.

실내 옵션: 세션 중에 쉽게 접근할 수 있도록

 회의실 한쪽에 음료 테이블을 놓습니다.

타이밍:

일반적으로 오전 한 번, 오후 한 번 제공합니다.

각 휴식 시간은 약 30분이어야 합니다.

음식 및 음료:

음료: 커피, 차, 청량 음료, 물을 제공합니다.

간식: 비스킷, 롤, 과일과 같은 가벼운 옵션을 포함합니다.

용기 선호 사항: 티컵을 사용하고 

절대적으로 필요하지 않은 한 종이컵은 피하십시오. 

일부 문화권에서는 종이컵이 무례한 것으로 간주될 수 있습니다.

서비스 및 보충:

호텔 또는 장소 직원에게

 음료를 자주 보충해 달라고 요청합니다.

부족을 피하기 위해

 컵 수가 아닌 단위 용량을 기준으로 

음식 및 음료의 양을 계산합니다.

스폰서 확보:

커피 브레이크 비용을 충당하기

 위해 후원자를 유치하는 것을 고려합니다.

이벤트 전단지에 후원을 표시하고 

이벤트에서 배너와 같은 제한된 자체 홍보를 허용합니다.

대규모 컨퍼런스의 경우 

각 시간대에 대해 다른 후원자를 확보합니다. 

소규모 컨퍼런스의 경우 

커피 브레이크 후원을 한 회사의 단일 패키지로 묶습니다.

이러한 자세한 단계를 따르면 

커피 브레이크가 잘 조직되고, 적절하게 제공되며,

 모든 컨퍼런스 참석자에게 

훌륭한 네트워킹 기회를 제공할 수 있습니다.

A coffee break is an event that provides drinks

 such as coffee or tea and light snacks

 to relieve the boredom of continuous meeting 

participants and to change their mood.

How to Prepare for Coffee Breaks 

at International Conferences

Organizing coffee breaks during international conferences

 provides attendees with much-needed 

refreshments and opportunities to network.

 Here’s a systematic and concrete guide 

to planning and executing successful coffee breaks:

Coffee Break Allocation

Duration: Allocate a break time of about 20 to 30 minutes.

Frequency: Schedule coffee breaks in the middle of each session, 

ideally twice a day (once in the morning and once in the afternoon).

Coffee Break Preparation

Purpose:

Provide drinks like coffee, tea, 

and light snacks to refresh attendees.

Offer a change of pace to prevent boredom

 and encourage networking.

Location:

Separate Area: Conduct coffee breaks 

in a lobby or adjacent room to the conference hall.

In-Room Options: Place beverage tables on one side 

of the conference room for easy access during sessions.

Timing:

Typically provided once in the morning 

and once in the afternoon.

Each break should last about 30 minutes.

Food and Beverages:

Drinks: Offer coffee, tea, soft drinks, and water.

Snacks: Include light options like biscuits, rolls, and fruits.

Container Preference: Use teacups 

and avoid paper cups unless absolutely necessary,

 as paper cups can be considered rude in some cultures.

Service and Replenishment:

Request the hotel or venue

 staff to frequently refill beverages.

Calculate the amount of food and drinks

 based on unit capacity rather than the number of cups 

to avoid shortages.

Sponsorship Opportunities:

Consider attracting sponsors 

to cover the costs of coffee breaks.

Indicate sponsorships on event flyers

 and allow limited self-promotion 

such as banners at the event.

For large conferences, 

secure different sponsors for each time zone. 

For smaller conferences, bundle the coffee break sponsorship

 into a single package for one company.

By following these detailed steps, 

you can ensure that your coffee breaks 

are well-organized, adequately supplied, 

and provide an excellent networking opportunity

 for all conference attendees.

국제 회의 프로그램 기획 및 작성

 ( Step-by-Step Implementation Plan for an International Conference )

국제 회의 프로그램 기획을 위한

 단계별 실행 계획

국제 회의를 조직하려면 

세심한 계획과 실행이 필요합니다. 

다이러한 프로세스를 성공적으로 진행하는 데

도움이 되는 단계별 가이드입니다.

1단계: 기반 구축

- 목표:

컨퍼런스에 대한 명확한 목표를 설정합니다.

- 정책:

운영 정책을 결정합니다.

- 날짜:

날짜와 시간을 확인합니다.

- 예산: 

예산을 준비하고 확보합니다.
- 장소: 

지리적 편의성을 고려하여 장소를 선택합니다.
- 대상: 

컨퍼런스 참가자의 범위를 정의합니다.
- 사회적 기능: 

저녁 식사나 동반 투어와 같은 

사회적 이벤트를 계획합니다.

2단계: 관리

- 시설 선택: 

컨퍼런스 및 전시장과 같이 

컨퍼런스에 적합한 시설을 선택합니다.

- 시설 지침:

 시설에 필요한 장비를 계획합니다.

- 운송: 

항공편과 지역 교통을 포함한 

운송 수단을 결정합니다.

- 인력: 

조직 위원회와 사무국을 포함하여 

필요한 인력을 구성합니다.

- 객실 배치: 

참가자를 위한 호텔과 컨퍼런스 홀을 확보합니다.

- 워크북 및 배지: 

작업 매뉴얼을 준비하고 배지와 상징을 만듭니다.

- 식음료: 

식음료 서비스를 준비합니다.

- 등록:

 등록 절차를 설정합니다.

3단계: 주제 조사

- 현장 인터뷰: 

관련 이해 관계자와 인터뷰를 실시합니다.

- 설문지: 

설문 조사를 설계하고 배포합니다.

- 기사: 

관련 신문 기사를 검토합니다.

- 위원회: 

위원회 구성원의 의견을 수집합니다.

4단계: 주제 식별

- 문제: 

현재 문제를 식별합니다.

- 추세: 

해당 분야의 일반적인 추세를 검토합니다.

- 관심사: 

회원국의 관심 분야를 고려합니다.

- 필요: 

주제의 필요성을 평가합니다.

- 관행: 

구체적인 구현 방법을 결정합니다.

5단계: 프로그램 일정

- 세션 수: 

일반 회의와 현장 회의를 포함하여 세션 수를 결정합니다.

- 타이밍: 

컨퍼런스의 시간 기반 일정을 계획합니다.

- 트랙: 

세션의 진행 방법을 결정합니다.

- 주제: 

각 세션의 주제를 선택합니다.

6단계: 프로그램 설계

- 토크: 

연설 내용을 개략적으로 설명합니다.

- 워크숍: 

대화형 워크숍을 계획합니다.

- 참여형 프로젝트: 

발표자와 참가자의 참여를 장려합니다.

- 패널: 

패널 토론을 구성합니다.

- 데모: 

사례 소개와 데모를 포함합니다.

- 텔레컨퍼런스: 

원격 회의 옵션을 준비합니다.

- 비디오: 

비디오 프레젠테이션을 계획합니다.

- 원탁 회의: 

원탁 회의 토론을 구성합니다.

- 회의실 설정: 

회의실 배치를 계획합니다.

- 스테이징: 

회의실에 무대를 설치합니다.

7단계: 연사 선택

위원회, 컨설턴트, 공급업체, 직원, 편집자 및 협회를 포함한 

다양한 소스에서 연사 정보를 수집합니다.

8단계: 연사 초대

- 방법:

 전화, 편지 및 지침을 사용하여 연사를 초대합니다.

- 후속 조치: 

후속 커뮤니케이션을 통해 참여를 확인합니다.

9단계: 연사에게 제공 요청

- 전기: 연사의 프로필과 소개를 요청합니다.

- 토크: 연설 내용을 수집합니다.

- 시각적 요구 사항: 시청각 장비 요구 사항을 파악합니다.

- 핸드아웃: 프레젠테이션 자료를 수집합니다.

10단계: 연사에게 공급합니다.

- 호텔 요구 사항: 

연사의 호텔 예약을 확인합니다.
- 여행 준비: 

여행 계획을 세웁니다.
- 핸드아웃 복제: 

프레젠테이션 자료를 준비합니다.
- 환대: 연사에게 따뜻한 환영을 전합니다.

11단계: 공급업체를 선택합니다.

- 시청각: 시청각 자료를 준비합니다.

- 컴퓨터: 컴퓨터 장비를 보호합니다.

- 인쇄: 인쇄 및 복제 서비스를 구성합니다.

- 꽃: 꽃 장식 회사와 협력합니다.

- 사진: 사진 회사를 고용합니다.
- 보안: 보안 회사를 고용합니다.
- 운송: 항공사 및 여행사를 준비합니다.
- 배송: 운송 회사와 협력합니다.
- 지상 준비: 현지 지상 준비를 계획합니다.

12단계: 컨퍼런스 개막 전 검사

- 호텔 리뷰: 호텔 준비를 검사합니다.

- 회의실 설정: 회의실이 제대로 설정되었는지 확인합니다.

- 오디오 설정: 오디오 장비를 확인합니다.

- 조명 제어: 조명 시스템을 테스트합니다.

- 프로젝션 조정: 프로젝션 장비를 확인합니다.

- 등록 설정: 등록 구역을 구성합니다.

13단계: 현장 운영

- 등록: 등록 프로세스를 관리합니다.

- 직원 조정: 직원 운영을 감독합니다.

- 호텔 조정: 호텔 경영진과 연락합니다.

- 핸드아웃: 발표자와 참석자에게 자료를 배포합니다.

- 메시지: 컨퍼런스 메시지를 관리합니다.

- 용품: 필요한 용품을 사용할 수 있는지 확인합니다.

- 인쇄물: 브로셔, 기념품, 사무용품을 배포합니다.

- 장비: 컨퍼런스 장비를 관리합니다.

14단계: 프로그램 방향

- 연사 브리핑: 발표자에게 역할에 대해 간략히 설명합니다.

- 세션 점검: 세션이 원활하게 실행되도록 모니터링합니다.

- 보도실: 미디어 보도를 위해 보도실을 관리합니다.

15단계: 컨퍼런스 후

- 감사: 참가자, 발표자, 스폰서에게 감사를 표합니다.

- 청구서 검토: 컨퍼런스 비용을 확인하고 검토합니다.

- 평가: 전반적인 성과를 평가합니다.

Step-by-Step Implementation Plan 

for an International Conference

Organizing an international conference requires 

meticulous planning and execution.

 Here’s a detailed step-by-step guide to help you navigate 

through the process successfully:

Step 1: Establish Foundation

Objectives: Set clear goals for the conference.

Policies: Determine the operating policies.

Dates: Confirm the date and time.

Budget: Prepare and secure the budget.

Location: Select a location considering geographical convenience.

Audience: Define the scope of conference participants.

Social Function: Plan social events like dinners or companion tours.

Step 2: Administration

Facility Selection: Choose facilities suitable for the conference, 

such as conference and exhibition halls.

Facility Instruction: Plan the necessary equipment for the facilities.

Transportation: Determine transportation means, 

including flights and local transportation.

Staffing: Organize the personnel required, 

including the organizing committee and secretariat.

Room Arrangement: 

Secure hotels and conference halls for participants.

Workbooks and Badges: 

Prepare work manuals and create badges and emblems.

Food & Beverage: Arrange food and beverage services.

Registration: Set up the registration process.

Step 3: Research Subject

Field Interviews: Conduct interviews with relevant stakeholders.

Questionnaire: Design and distribute surveys.

Articles: Review relevant newspaper articles.

Committee: Gather opinions from committee members.

Step 4: Identify Topics

Problems: Identify current issues.

Trends: Review general trends in the field.

Interests: Consider areas of interest to member countries.

Needs: Assess the necessity of the topics.

Practices: Determine specific implementation methods.

Step 5: Schedule Program

Number of Sessions: Decide the number of sessions, 

including general and field meetings.

Timing: Plan the time-based schedule for the conference.

Tracks: Determine the progress method for sessions.

Subjects: Select topics for each session.

Step 6: Design Program

Talks: Outline the content of speeches.

Workshops: Plan interactive workshops.

Participative Projects: 

Encourage presenter and participant engagement.

Panels: Organize panel discussions.

Demonstrations: Include case introductions and demonstrations.

Teleconferencing: Arrange remote conference options.

Videos: Plan for video presentations.

Roundtables: Organize roundtable discussions.

Room Setups: Plan the room arrangements.

Staging: Set up the stage in the conference room.

Step 7: Select Speakers

Sources for Names: 

Collect speaker information from various sources,

 including committees, consultants, vendors, 

staff, editors, and associations.

Step 8: Invite Speakers

Methods: Use telephone, letters, and instructions for inviting speakers.

Follow-Up: Confirm participation through follow-up communications.

Step 9: Ask Speakers to Supply

Biographies: Request speakers' profiles and introductions.

Talks: Gather content of their speeches.

Visual Needs: Identify audiovisual equipment requirements.

Handouts: Collect presentation materials.

Step 10: Supply to Speakers

Hotel Needs: Confirm hotel reservations for speakers.

Travel Arrangements: Organize travel plans.

Handout Reproduction: Prepare presentation materials.

Hospitality: Provide a warm welcome for speakers.

Step 11: Select Suppliers

Audiovisual: Arrange audiovisual materials.

Computers: Secure computer equipment.

Printing: Organize printing and reproduction services.

Flowers: Coordinate with a flower decoration company.

Photography: Hire a photography company.

Security: Engage a security company.

Transportation: Arrange for airlines and tour operators.

Shipping: Coordinate with a shipping company.

Ground Arrangements: Plan local ground arrangements.

Step 12: Pre-Conference Opening Inspection

Hotel Review: Inspect the hotel arrangements.

Meeting Room Setup: Ensure meeting rooms are properly set up.

Audio Setup: Check audio equipment.

Lighting Controls: Test lighting systems.

Projection Coordination: Verify projection equipment.

Registration Setup: Organize the registration area.

Step 13: On-Site Operation

Registration: Manage the registration process.

Staff Coordination: Oversee staff operations.

Hotel Coordination: Liaise with hotel management.

Handouts: Distribute materials to presenters and participants.

Messages: Manage conference messaging.

Supplies: Ensure availability of necessary supplies.

Printed Materials: Distribute brochures, souvenirs, and office supplies.

Equipment: Manage the conference equipment.

Step 14: Direction of Program

Speaker Briefing: Brief speakers on their roles.

Session Checkup: Monitor sessions for smooth execution.

Press Room: Manage the press room for media coverage.

Step 15: Post Conference

Thank-Yous: Express gratitude to participants, presenters, and sponsors.

Bill Review: Confirm and review conference expenses.

Evaluation: Evaluate the overall performance of the conference.

Staff Review: Assess staff performance.

By following these comprehensive steps, 

you can ensure a successful 

and well-organized international conference.

2편에 이어서 다음은 국제회의 일반 조직의 기타 사항입니다.

2. 기타

2.1 로고
호스트는 일정에 따라 XXX ( 국제기구 또는 협회:이하 동일)에 

로고를 제공하여 국제회의와 관련된 모든 공식 문서와 

XXX 크리스마스 카드에 사용합니다.

2.2 공식 운송업체
XXX는 호스트의 도움을 받아 현지 또는 국가 항공사에 연락하여

 공식 운송업체를 임명합니다.

 혜택은 다음과 같습니다.
국제회의 참석자를 위한 특별 여행 요금.
XXX HQ 직원을 위한 무료 왕복 티켓 및

필요한 화물(약 1톤)의 무료 왕복 운송.
전 세계에 배포된 모든 작업 문서, 국제회의 프로그램 및

XXX 정보에 "공식 운송업체" 언급.

2.3 여행사
호스트는 평판과 가격 수준에 따라 적절한 여행사를 선정합니다. 

여행사의 역할은 다음과 같습니다.
필요한 경우 호텔 예약 조정.
관심 있는 참가자를 위한 국제회의 이후 투어 조직.

2.4 케이터링

2.4.1 아침 식사
호텔은 국제회의 기간 동안 

빠른 아침 식사 서비스를 조직하는 것이 좋습니다.

2.4.2 커피 브레이크
빠른 서비스를 위한 충분한 분배 단위가 있는 

회의실 근처에서 조직합니다.

 공공 주소 시스템은 대의원을 회의실로 다시 불러야 합니다. 

스폰서가 없는 경우 주최자가 책임을 져야 합니다.

2.4.3 오찬
빠른 오찬을 위한 시설을 제공해야 합니다. 

스폰서가 없는 경우 대의원이 비용을 지불합니다. 

가능하면 지역별로 테이블을 그룹화해야 합니다.

2.4.4 만찬
공식 행사를 제외하고 

만찬은 대의원 비용으로 제공됩니다.

2.5 렌터카 서비스
주최자는 대의원에게 특별 요금을 제공하기 위해 

렌터카 서비스를 선택하는 것을 지원합니다. 

VIP는 공항과 호텔 간 무료 여행을 받을 수 있습니다.

2.6 스폰서
주최자는 지역 공항과 국내 항공사 고객 및 

공급업체 중에서 스폰서를 찾습니다. 

책임은 다음과 같습니다.
커피 브레이크, 국제회의와 관련된 운송, 스폰서가 없는 경우 사교 행사 조직.
스폰서의 이름과 참고문헌을 제때 알려진 경우 프로그램에 인쇄.
스폰서만이 공식적으로 대의원에게 배포할 수 있는

인쇄물을 받을 수 있습니다.

The miscellaneous aspects of the congress organization:

2. Miscellaneous

2.1 Logo

The host provides XXX with the logo in good time, as per the timetable, 

for use on all official documents related to the Congress 

and on XXX Christmas cards.

2.2 Official Carrier

Contact is made by XXX, with the host's assistance, 

with a local or national airline to appoint the official carrier. 

Benefits include:
Special travel fares for Congress attendees.
Free return tickets for XXX HQ staff

and free return transport of necessary freight (approx. 1 ton).
Mention of the “Official Carrier” in all working documents, 

Congress program, and XXX Info, distributed worldwide.

2.3 Travel Agency

The host proposes an appropriate travel agency

 based on reputation and price level. 

The agency’s roles include:
Coordinating hotel reservations, if necessary.
Organizing post-Congress tours for interested participants.

2.4 Catering

2.4.1 Breakfasts

Hotels are advised to organize quick breakfast services 

during the Congress period.

2.4.2 Coffee Breaks

Organized close to the Conference room 

with sufficient distribution units for quick service. 

A public address system should call delegates

 back to the Conference room. 

Responsibility falls on the host if no sponsor is available.

2.4.3 Luncheons
Facilities for quick luncheons should be provided.

 Delegates pay if no sponsor is available. 

Tables should be grouped by Region if possible.

2.4.4 Dinners

Except for official functions, 

dinners are at the delegates' expense.

2.5 Car Renting Service

The host supports the selection of a car rental service

 to provide delegates with special rates. 

VIPs may receive free trips between the airport and hotels.

2.6 Sponsors

The host searches for sponsors among local airports 

and national airline customers and suppliers. 

Responsibilities include:
Covering coffee breaks, transport linked with the Congress,

and organizing social events if no sponsor is available.
Printing sponsors’ names and references
 on the program if known in time.
Only sponsors can have their literature officially distributed to delegates.

[컨벤션 16강]국제회의 프로그램 작성

국제회의는 다양한 종류의 프로그램의 집합체이며,

 프로그램은 해당 국제회의의 종류와 관례 등에 따라 상이하지만 통상적으로 회의의 개회식과 폐회식, 각종 회의, 기자회견, 연회나 관광 등 사교행사, 전시회 등으로 구성된다.

각 프로그램은 가능한 많은 참가자를 유도할 수 있도록 다양하고 효율적으로 구성하여야 하는데 그러기 위해서는 각종 행사의 구성과 이의 효율적인 실행방법 등을 감안하여 결정하여야 한다.

참가자 다수의 관심이 있는 회의주제와 연사의 선정여부나 다양한 진행방법 등 프로그램의 구성과 내용에 따라 국제회의의 성공의 전제인 참가자 수에 많은 영향을 미칠 수 있다.

행사 프로그램은 해당 국제기구와 주최측이 협의하여 결정하는 것이 일반적이며, 대부분의 국제회의는 기본이 되는 골격을 갖고 있으므로 프로그램을 구성할 때에는 과거의 프로그램을 참고로 하여 작성하되,

주최측에서 변경이 가능한 부분은 주최측과 주최국의 특성을 살릴 수 있는 요소를 가미하여 해당회의를 부각시키는 것이 필요하다.

프로그램의 작성은 가능한 한 조기에 작성하여 확정하는 것이 이의 집행을 위한 집행계획이나 실행을 위하여 바람직하기 때문에 해당회의가 유치되면 회의장소의 결정과 병행하여 최우선적으로 처리하여야 할 업무이다.

1) 회의 프로그램

○ 회의의 구성: 국제회의 프로그램중에서 가장 중추적인 것이 회의 프로그램이다.

회의는 등록된 참가자 전원을 대상으로 하는 전체회의와 정해진 자격을 갖춘 회원이 참가하는 회의 및 해당 국제기구의 임원들이 참석하는 회의 등의 소집단회의로 나눌 수 있다.

즉, 개회식 및 폐회식 등 전체 회원이 참가하는 Plenary Sessions(General Sessions)와 일부참가자만을 대상으로 하여 주제를 심도있게 토의하는 Breakout Sessions(Workshop, Round Tables)가 있다.

Breakout Sessions는 같은 시간대에 서로 다른 주제를 다루는 여러 개의 소집단회의가 개최되는 Concurrent Sessions와 일정한 참가자격을 부여함으로써 참가대상을 제한하는 소집단 회의인 Prerequisite Sessions로 나눈다.

국제회의 프로그램을 작성할 때는 이러한 전체회의 및 소집단회의들을 적절히 구성하여 참가자들이 흥미를 갖고 참석할 수 있도록 해야하며,

특정계층 인사들에게 편중되지 않고 너무 빡빡하게 스케줄을 편성하지 않도록 하여 참가자들이 여유를 가지고 참석할 수 있도록 하여야 한다.

○ 회의 일정 결정: 회의의 형태를 결정한 후에는 회의별로 시간배정을 해야 한다.

시간배정은 주로 일자별/시간대별로 배정하여야 하는데, 통상적으로 회의일정은 매일 오전 09:00부터 16:30～17:00정도까지 개최하고 그동안 3～4개의 Session을 개최하는 것이 바람직하며,

그 이후의 시간은 연회 등 각종 사교행사에 할애하면 된다.

그리고 각각의 Session별로 참가자가 구분될 수 있을 경우에는 동시에 여러 개의 Session을 개최할 수 있는데 장소가 허락한다면 동시에 2～3개의 Session을 개최하여 참가자들의 선택의 폭을 넓히고 회의참여율도 높이는 효과를 가져올 수 있다.

○ Coffee break 배정: 매일 각 Session의 중간 중간에는 20～30분 내외의

    커피브레이크 등 휴식시간을 배정해야 한다.

○ 회의진행방법 결정: 회의 일정이 결정되면 다음에는 진행방법을 결정하여야 하는데,

진행방법에는 일방적인 연사의 연설을 경청하는 강연회형태, 하나의 주제에 대하여 서로 견해를 달리하는 수명의 패널리스트가 각자의 의견을 발표하고

이에 대하여 토론을 벌이는 심포지엄/포럼형태, 참가자들을 소단위 그룹으로 편성하여 주어진 문제를 해결하는 방식의 Round Table형태 등을 회의성격에 맞춰 적절히 계획하여야 한다.

[컨벤션 : 국제회의 마케팅]

1. 국제회의 마케팅의 정의

마케팅을 미국 마케팅학회의 정의위원회(The Committee on Definitions of the American Marketing Association)는 “생산자로부터 소비자 또는 사용자에게로 상품 및 서비스가 흐르도록 관리하는 제 기업활동의 수행”이라고 정의하고 있으며,

 Philip Kotler는 “개인과 집단이 제품과 가치를 창출하고 다른 사람과 교환을 통해서 그들이 필요로 하고 원하는 것을 획득하는 하나의 사회적 과정”이라고 정의하고 있다.

이렇듯 마케팅에 대한 정의는 다양하나 시스템접근방법에 의한 마케팅은 현재 또는 잠재적인 최종소비자나 산업사용자를 포함하는 시장을 위하여 필요를 만족시켜 줄 수 있는 재화나 서비스를 제공하기 위하여 계획․가격결정․촉진․유통을 위하여 수행하는 기업활동의 시스템이라고 할 수 있다.

그리고 마케팅관리란 조직의 목적을 달성하기 위하여 목표시장과 가장 효율적인 교환을 이끌 수 있는 프로그램을 분석․계획․실행․통제하는 경영활동을 말한다.

따라서 국제회의 마케팅은 국가나 지방자치단체, 공단, 협회, 연합회, 학회 등의 공기업과 사기업 등 모든 조직의 목적을 달성하기 위하여 국제회의시장을 분석한 후,

국제회의를 유치하기 위한 프로그램을 계획하여 유치하고, 유치한 국제회의에 보다 많은 참가자들이 참석하여 성공리에 개최하기 위한 일련의 활동을 말한다.

2. 국제회의 마케팅 계획

마케팅계획이란 마케팅 믹스의 주요요소에 대한 장기프로그램의 수립, 즉 제품․유통경로․가격구조․판매촉진활동의 구체적인 의사결정을 하는 과정이며,

각 믹스요소는 상호관련을 갖고 있으므로 이들에 대한 계획은 동시적으로 조정되지 않으면 안된다.

마케팅 계획의 구성요소는

첫째, 시장이나 경쟁, 상품, 유통경로, 촉진프로그램 등에 대하여 치밀한 분석과 검토 등의 상황분석(Situation analysis)으로서 마케팅운영이 현재 어느 위치에 있는가(Where are we now?)를 분석하는 것이고

둘째, 목표(Objectives)의 설정으로서 마케팅 운영의 발전방향은 어디인가(Where do we want to be?)를 결정하는 것이며 마지막으로 설정된 목표를 달성하기 위한 적절한 전략과 전술(Strategy and Tactics)로 어떠한 수단방법을 동원하여 효과적으로 달성할 것인가(How can we best reach our goals?)를 결정하는 것이다.

 이러한 것들은 모두 주기적으로 실적이나 성과를 평가하고 통제해야 한다.

국제회의 마케팅 계획을 수립하기 위한 마케팅 믹스 요소를 결정하기는 상당히 어렵다. 국제회의 마케팅의 핵심은 국제회의를 유치하고 개최하는 것이므로 이를 위한 마케팅 계획은 다음과 같은 단계로 수립해 나가면 될 것이다.

1) 국제회의 유치부문

가. 자국의 입지 및 개최 여건 등의 현황 파악

나. 국제기구 및 학회 등 전체 국제회의 시장 파악 및 분석

다. 국제회의 마케팅 전문조직 구성 및 활동

라. 유치하고자 하는 목표시장 선정

마. 목표시장에 대한 시장조사 및 분석

바. 유치 경쟁상대 파악 및 분석

사. 공략대상 선정 등 마케팅 전략 수립 및 시행

2) 국제회의 개최부문

가. 국제회의에 참가할 가능성이 있는 대상을 파악한다.

나. 국제회의 목적과 예산, 기대치 등을 고려하여 목표로 하는 참가자 수의 규모를

     정한다.

     목표로 하는 참가자 수의 규모는 최소 참가자 수와 함께 최대참가자 수도 정해야

     한다.

다. 최소한의 참가자 수 이상이 참가하도록 하기 위하여 마케팅 대상을 세분화한다.

라. 세분화된 마케팅 대상에 대한 마케팅 전략을 수립하여 시행한다.

3. 국제회의 마케팅 관리자의 역할

국제회의 마케팅 관리자는 마케팅 목적을 효과적으로 달성하는 데 있으므로

통제불가능한 마케팅환경요소(Uncontrollable marketing environmental factors)를 참작하고 자신이 통제가능한 마케팅도구들(Controllable marketing tools)을 적절히 혼합하여 마케팅전략을 수립․시행하여야 한다.

1) 통제불가능한 마케팅환경요소

통제불가능한 마케팅환경요소에는 국내환경 중 통제불가능한 경제적환경이나 경쟁구조, 정치환경 등이 있으며, 또한 다음과 같은 해외환경의 통제불가능한 요소가 있다.

가. 문화적 요인

나. 경쟁적 요소

다. 경제적 요소

라. 정치적 상황

마. 지리적 요인 등

2) 통제가능한 마케팅 도구

통제가능한 마케팅 도구는 일반적으로 마케팅믹스라고 하는 내부환경의 제품(Product), 가격(Price), 유통경로와 물류(Place; Channels of distribution and Physical distribution), 촉진(Promotion)을 말하며 이를 국제회의 마케팅에 적용하면 다음과 같다.

가. 국제회의 유치 및 개최 계획 수립

나. 목표시장 선정

다. 개최장소 선정 및 참가비 등의 가격 결정

라. 관광 상품 결정

마. 홍보 및 광고 전략 수립 및 시행

바. 예산 편성

사. 인센티브 등 서비스 제공

아. 전시회 개최 유무 결정

자. 마케팅 자료 수집, 분석, 활용 등