국제회의 조직위원회 책임
[ the responsibilities and staff involved in organizing the international conference (Congress) ]
국제회의 조직에 관련된 책임과 직원:
XXX(국제기구 또는 협회: 이하 같음)의 주요 책임(기타사항)
3.1 국제회의 전
주최자와 협력하여 전반적인 조직.
의장과 연사를 찾고 초기 프로그램을 초안합니다.
초대장을 준비하고 보냅니다.
작업 문서를 수집, 복제, 배포합니다.
호텔, 여행사, 공식 운송업체를 선택합니다.
주최자와 함께 회의실 및 장비에 대한 요구 사항을 정의합니다.
등록 양식을 준비하고 주최자와 호텔, 여행사를 포함하여
호텔 예약 양식을 수집합니다.
대의원을 등록하고 등록의 재정 처리를 처리합니다.
통역사를 찾아서 보상합니다.
3.2 국제회의 기간 중
국제회의의 전반적인 감독.
대의원 등록을 감독하고 필요한 경우
등록 수수료를 징수합니다.
의장, 연사, 회의실 코디네이터와 연락합니다.
사무국이 원활하게 기능하도록 합니다.
주최자와 함께 지역 언론과 협력합니다.
XXX에서 제공하는 폐막 만찬을 조직합니다.
총회와 사무국을 관리합니다.
< 주최측에서 제공할 직원 및 해당 책임 >
4.1 관리 직원
4.1.1 최고 프로젝트 관리자
XXX와 협력하여 총회 조직을 감독합니다.
총회 기간 동안 원활한 운영을 보장하고
XXX 본사 담당자와 연락하며 의전 문제를 처리합니다.
4.1.2 환영 서비스 코디네이터
환영 서비스를 조정하고 모든 문제를 해결합니다.
공항 안내 시스템이 제대로 작동하는지 확인합니다.
양어를 구사하는 환영 서비스 호스티스를 감독합니다.
4.1.3 홍보 담당자 : 앞부분에서 설명
4.1.4 운송 담당자
대표, 손님, XXX 직원 및 화물을 위한
운송 시스템을 구성하고 운영합니다.
일정을 준수합니다.
도착 시 대표에게 운송 정보를 배포합니다.
일정 변경 사항을 알리고 표시합니다.
4.1.5 회의실 코디네이터
회의실 운영을 감독합니다.
청결 및 기술 인력.
스크린, AV 장비, 사운드 시스템 및 통역 부스의 가용성 및 운영.
설정 및 장비 사용을 위해 XXX 담당자와 조정.
4.1.6 수석 기술자
모든 기술 장비의 원활한 작동을 보장합니다.
4.1.7 사회 프로그램 코디네이터
국제회의 기간 동안 모든 사회 행사를 조직하고 감독합니다.
폐막 만찬 및 동반자를 위한 특별 프로그램 조직을 지원합니다.
4.2 기타 에이전트
4.2.1 다국어가능 호스티스
다음과 같이 배정된 호스티스 8명:
공항 환영 서비스에서 2명.
XXX에 대의원 등록을 위해 2명.
마이크를 돌리기 위해 연단에서 2명.
국제회의 입구에 있는 환영 안내 데스크에서 2명.
4.2.2 보조원
XXX가 문서를 조립하고 배포하는 것을 돕는 보조원 2명
4.2.3 다국어 비서
XXX 사무국을 위한 비서 1명
4.2.4 시청각 조작자
수석 기술자를 돕는 조작자 1명
4.2.5 테이프 녹음 조작자
세션을 녹음하는 조작자 1명
4.2.6 복제 조작자
문서 복제 조작자 1명
4.2.7 사진작가
대의원에게 사진을 판매하는 상업 사진작가 1명
이를 통해 총회를 조직하고 운영하는 데
관련된 책임과 직원을 명확하게 이해할 수 있습니다.
the responsibilities and staff involved in organizing the Congress:
< Remainder of the Main Responsibilities of XXX >
3.1 Before the Congress
General organization in collaboration with the host.
Search for Chairmen and Speakers and draft the initial program.
Prepare and send invitations.
Collect, reproduce, and distribute working papers.
Select hotels, travel agency, and official carrier;
define requirements for the Conference room and equipment with the host.
Prepare a registration form and gather hotel reservation forms
with the host and hotels, possibly involving a travel agency.
Register delegates and handle financial processing of registrations.
Find and compensate interpreters.
3.2 During the Congress
General supervision of the Congress.
Oversee delegates’ registration and collect registration fees if necessary.
Liaise with Chairmen, Speakers, and Conference room coordinator.
Ensure Secretariat functions smoothly.
Coordinate with local press alongside the host.
Organize the closing dinner offered by XXX.
Manage the General Assembly and its Secretariat.
4. Staff to be Provided by the Host
and Corresponding Responsibilities
4.1 Management Staff
4.1.1 Chief Project Manager
Supervises Congress organization in cooperation with XXX.
Ensures smooth operation during the Congress,
liaising with XXX HQ representative and handling protocol matters.
4.1.2 Welcome Service Coordinator
Coordinates welcome service and resolves any issues.
Ensures proper functioning of the airport guidance system.
Supervises bilingual welcome service hostesses.
4.1.3 PR Officer
Refer to 1.13: Press responsibilities.
4.1.4 Transport Officer
Organizes and operates the transport system
for delegates, guests, XXX staff, and cargo.
Ensures adherence to the time schedule.
Distributes transport information to delegates upon arrival.
Announces and displays schedule modifications.
4.1.5 Conference Room Coordinator
Oversees operations in the Conference room:
Cleanliness and technical personnel.
Availability and operation of screens, AV equipment, sound systems, and interpreter booths.
Coordinates with XXX representative for setup and equipment use.
4.1.6 Chief Technician
Ensures smooth operation of all technical equipment.
4.1.7 Social Programme Coordinator
Organizes and supervises all social events during the Congress.
Assists in organizing the closing dinner and
special programs for accompanying persons.
4.2 Other Agents
4.2.1 Bilingual Hostesses
8 hostesses assigned as follows:
2 at the airport welcome service.
2 for delegate registration with XXX.
2 at the tribune for circulating microphones.
2 at the Welcome Information Desk at the Congress entrance.
4.2.2 Assistants
2 assistants to help XXX with assembling
and distributing documents.
4.2.3 Bilingual Secretary
1 secretary for the XXX Secretariat.
4.2.4 Audio-visual Operator
1 operator to assist the Chief Technician.
4.2.5 Tape Recording Operator
1 operator for recording the sessions.
4.2.6 Reproduction Operator
1 operator for document reproduction.
4.2.7 Photographer
1 commercial photographer to sell pictures to delegates.
This should give you a clear understanding of the responsibilities and staff
involved in organizing and running the Congress