GENERAL ORGANIZATION OF THE CONGRESS Ⅱ
< 국제회의 제정 및 기본 원칙 (일반 조직 2) > ...전편에 이어갑니다.
1.7 국제회의 개회
1.7.1 초대 대상자
주최자는 개회 세션에
초대할 현지 인물을 제안합니다.
1.7.2 의정서
목록에는 연설 및 글쓰기에 사용할 이름,
우선 순위 및 공식 직함이 포함됩니다.
1.8 국제회의 숙박 및 등록
1.8.1 호텔 선택
주최자는 합리적인 요금을 보장하는
호텔을 선택할 책임이 있습니다.
국제회의장 근처에 있는 호텔 한 곳을 선호합니다.
가능하면 XXX(국제기구나 협회: 이하 동일)
본부 직원에게 무료 숙박을 제공합니다.
XXX가 예약 분쟁에 대해 책임을 지지 않는다는 사실을
대표자에게 알립니다.
1.8.2 국제회의 등록 및 호텔 예약 양식
XXX의 국제회의 등록 양식;
관련 기관의 호텔 예약 양식.
양식은 간단해야 합니다.
사본은 일정에 따라 잠재적 대표에게 보냅니다.
1.8.3 등록 수수료
세계 위원회에서 결정하며,
주최자가 부담하지 않는 비용을 충당합니다.
조기 등록 할인; 특정 역할은 수수료 면제.
1.8.4 일반 정보
호스트는 대표단의 체류에 필요한
정보를 제공합니다.
1.9.1 공항 환영 서비스
호스트는 공항 환영 서비스를 제공하여
명확한 지시와 지원을 보장합니다.
1.9.2 등록
XXX는 호스트의 도움을 받아 등록 및 수수료 징수를 처리합니다.
컨퍼런스 전날부터 시작합니다.
1.9.3 현장에서의 환영 서비스
국제회의 수준과 다른 경우 리셉션 구역에
환영 데스크가 있습니다.
1.10 운송
공항과 호텔 간 셔틀 서비스;
필요한 경우 직원을 위한 미니버스.
호스트는 호텔, 회의실, 이벤트 간 운송을 조직합니다.
대표단에게 자세한 운송 일정을 제공합니다.
1.11 회의실
호스트는 필요한 시설과 장비를 제공합니다.
동시 통역, 사운드 및 녹음 시스템, AV 장비.
사무국, 언론실, 실무 위원회, 등록 데스크,
환영/정보 데스크, 메시지 보드, 대의원 패널,
문서 보관함, 사무실 및 복제 장비용 보조실.
1.12 의회와 관련된 사교 행사
1.12.1 환영 리셉션
호스트는 의회 첫날 또는
그 전에 환영 칵테일 파티를 제공합니다.
1.12.2 사교의 날/오후
호스트는 하루 또는 반나절 동안의
여행이나 관광을 조직할 수 있습니다.
1.12.3 폐막 만찬
XXX는 호스트의 도움을 받아 장소, 메뉴 및
오케스트라를 선택하여 폐막 만찬을 제공합니다.
1.12.4 차기 의회 호스트의 리셉션
차기 호스트가 리셉션을 제공합니다.
날짜와 장소는 현재 호스트와 XXX와 조정합니다.
1.12.5 동반자를 위한 특별 프로그램
호스트가 특별 프로그램을 조직하고
호텔에서 필요한 정보를 제공합니다.
1.13 언론
1.13.1 국제회의 전 기간
주최자는 언론사에 이벤트를 홍보하고
XXX 본사에 필요한 문서와 정보를 제공합니다.
1.13.2 기자 회견
국제회의 기간 동안 주최측이 주최하고,
XXX 회장이 의장을 맡고 주최측과 XXX 사무총장이 참석합니다.
GENERAL ORGANIZATION OF THE CONGRESS Ⅱ
1.7 Opening of the Congress
1.7.1 Personalities to be invited
The host proposes local personalities
to invite for the Opening Session.
1.7.2 Protocol
The list includes names, order of precedence,
and formal titles for use in speeches and writing.
1.8 Accommodation and Registration to the Congress
1.8.1 Hotel Selection
Host is responsible for selecting hotels,
ensuring reasonable tariffs.
Preferably one hotel near the Congress premises;
free accommodation for XXX HQ’s staff when possible.
Delegates informed that XXX isn't liable for reservation disputes.
1.8.2 Congress Registration and Hotel Reservation Forms
Congress registration forms by XXX;
hotel reservation forms by relevant organizations.
Forms must be simple;
copies sent to potential delegates on schedule.
1.8.3 Registration Fees
Decided by the World Board,
covering expenses not borne by the host.
Discounts for early registration;
certain roles exempt from fees.
1.8.4 General Information
Host provides necessary information for delegates' stay.
1.9 Welcome and Registration of the Delegates
1.9.1 Welcome Service at the Airport
Host provides airport welcome service,
ensuring clear direction and assistance.
1.9.2 Registration
XXX, with host's help, handles registration
and fee collection; starts day before Conference.
1.9.3 Welcome Service on Site
Welcome desk at reception area if different from Congress level.
1.10 Transport
Shuttle service between airport and hotels; minibuses for staff if needed.
Host organizes transport between hotels, Conference room, and events.
Detailed transport schedules provided to delegates.
1.11 Conference Room
Host supplies necessary facilities and equipment:
Simultaneous translation, sound and recording systems, AV equipment.
Ancillary rooms for Secretariat,
Press office, working Committees, registration desk,
Welcome/Information desk, message board, panel for delegates, pigeon-holes for documents, office and reproduction equipment.
1.12 Social Events Linked to the Congress
1.12.1 Welcome Reception
Host offers a welcome cocktail party, preferably before or on the first day of Congress.
1.12.2 Social Day/Afternoon
Host may organize an excursion or sightseeing for a day or half a day.
1.12.3 Closing Dinner
XXX offers a Closing Dinner
with host's assistance in selecting venue, menu, and orchestra.
1.12.4 Reception by Next Congress Host
Future host offers a reception;
date and venue coordinated with current host and XXX.
1.12.5 Special Program for Accompanying Persons
Host organizes special program;
ensures necessary information at hotels.
1.13 Press
1.13.1 Pre-Congress Period
Host promotes event to press,
providing XXX HQ with necessary documentation and information.
1.13.2 Press Conference
Organized by host during Congress; chaired by XXX President,
with host and XXX Director General