국제 회의 프로그램 기획 및 작성
( Step-by-Step Implementation Plan for an International Conference )
국제 회의 프로그램 기획을 위한
단계별 실행 계획
국제 회의를 조직하려면
세심한 계획과 실행이 필요합니다.
다이러한 프로세스를 성공적으로 진행하는 데
도움이 되는 단계별 가이드입니다.
1단계: 기반 구축
- 목표:
컨퍼런스에 대한 명확한 목표를 설정합니다.
- 정책:
운영 정책을 결정합니다.
- 날짜:
날짜와 시간을 확인합니다.
- 예산:
예산을 준비하고 확보합니다.
- 장소:
지리적 편의성을 고려하여 장소를 선택합니다.
- 대상:
컨퍼런스 참가자의 범위를 정의합니다.
- 사회적 기능:
저녁 식사나 동반 투어와 같은
사회적 이벤트를 계획합니다.
2단계: 관리
- 시설 선택:
컨퍼런스 및 전시장과 같이
컨퍼런스에 적합한 시설을 선택합니다.
- 시설 지침:
시설에 필요한 장비를 계획합니다.
- 운송:
항공편과 지역 교통을 포함한
운송 수단을 결정합니다.
- 인력:
조직 위원회와 사무국을 포함하여
필요한 인력을 구성합니다.
- 객실 배치:
참가자를 위한 호텔과 컨퍼런스 홀을 확보합니다.
- 워크북 및 배지:
작업 매뉴얼을 준비하고 배지와 상징을 만듭니다.
- 식음료:
식음료 서비스를 준비합니다.
- 등록:
등록 절차를 설정합니다.
3단계: 주제 조사
- 현장 인터뷰:
관련 이해 관계자와 인터뷰를 실시합니다.
- 설문지:
설문 조사를 설계하고 배포합니다.
- 기사:
관련 신문 기사를 검토합니다.
- 위원회:
위원회 구성원의 의견을 수집합니다.
4단계: 주제 식별
- 문제:
현재 문제를 식별합니다.
- 추세:
해당 분야의 일반적인 추세를 검토합니다.
- 관심사:
회원국의 관심 분야를 고려합니다.
- 필요:
주제의 필요성을 평가합니다.
- 관행:
구체적인 구현 방법을 결정합니다.
5단계: 프로그램 일정
- 세션 수:
일반 회의와 현장 회의를 포함하여 세션 수를 결정합니다.
- 타이밍:
컨퍼런스의 시간 기반 일정을 계획합니다.
- 트랙:
세션의 진행 방법을 결정합니다.
- 주제:
각 세션의 주제를 선택합니다.
6단계: 프로그램 설계
- 토크:
연설 내용을 개략적으로 설명합니다.
- 워크숍:
대화형 워크숍을 계획합니다.
- 참여형 프로젝트:
발표자와 참가자의 참여를 장려합니다.
- 패널:
패널 토론을 구성합니다.
- 데모:
사례 소개와 데모를 포함합니다.
- 텔레컨퍼런스:
원격 회의 옵션을 준비합니다.
- 비디오:
비디오 프레젠테이션을 계획합니다.
- 원탁 회의:
원탁 회의 토론을 구성합니다.
- 회의실 설정:
회의실 배치를 계획합니다.
- 스테이징:
회의실에 무대를 설치합니다.
7단계: 연사 선택
위원회, 컨설턴트, 공급업체, 직원, 편집자 및 협회를 포함한
다양한 소스에서 연사 정보를 수집합니다.
8단계: 연사 초대
- 방법:
전화, 편지 및 지침을 사용하여 연사를 초대합니다.
- 후속 조치:
후속 커뮤니케이션을 통해 참여를 확인합니다.
9단계: 연사에게 제공 요청
- 전기: 연사의 프로필과 소개를 요청합니다.
- 토크: 연설 내용을 수집합니다.
- 시각적 요구 사항: 시청각 장비 요구 사항을 파악합니다.
- 핸드아웃: 프레젠테이션 자료를 수집합니다.
10단계: 연사에게 공급합니다.
- 호텔 요구 사항:
연사의 호텔 예약을 확인합니다.
- 여행 준비:
여행 계획을 세웁니다.
- 핸드아웃 복제:
프레젠테이션 자료를 준비합니다.
- 환대: 연사에게 따뜻한 환영을 전합니다.
11단계: 공급업체를 선택합니다.
- 시청각: 시청각 자료를 준비합니다.
- 컴퓨터: 컴퓨터 장비를 보호합니다.
- 인쇄: 인쇄 및 복제 서비스를 구성합니다.
- 꽃: 꽃 장식 회사와 협력합니다.
- 사진: 사진 회사를 고용합니다.
- 보안: 보안 회사를 고용합니다.
- 운송: 항공사 및 여행사를 준비합니다.
- 배송: 운송 회사와 협력합니다.
- 지상 준비: 현지 지상 준비를 계획합니다.
12단계: 컨퍼런스 개막 전 검사
- 호텔 리뷰: 호텔 준비를 검사합니다.
- 회의실 설정: 회의실이 제대로 설정되었는지 확인합니다.
- 오디오 설정: 오디오 장비를 확인합니다.
- 조명 제어: 조명 시스템을 테스트합니다.
- 프로젝션 조정: 프로젝션 장비를 확인합니다.
- 등록 설정: 등록 구역을 구성합니다.
13단계: 현장 운영
- 등록: 등록 프로세스를 관리합니다.
- 직원 조정: 직원 운영을 감독합니다.
- 호텔 조정: 호텔 경영진과 연락합니다.
- 핸드아웃: 발표자와 참석자에게 자료를 배포합니다.
- 메시지: 컨퍼런스 메시지를 관리합니다.
- 용품: 필요한 용품을 사용할 수 있는지 확인합니다.
- 인쇄물: 브로셔, 기념품, 사무용품을 배포합니다.
- 장비: 컨퍼런스 장비를 관리합니다.
14단계: 프로그램 방향
- 연사 브리핑: 발표자에게 역할에 대해 간략히 설명합니다.
- 세션 점검: 세션이 원활하게 실행되도록 모니터링합니다.
- 보도실: 미디어 보도를 위해 보도실을 관리합니다.
15단계: 컨퍼런스 후
- 감사: 참가자, 발표자, 스폰서에게 감사를 표합니다.
- 청구서 검토: 컨퍼런스 비용을 확인하고 검토합니다.
- 평가: 전반적인 성과를 평가합니다.
Step-by-Step Implementation Plan
for an International Conference
Organizing an international conference requires
meticulous planning and execution.
Here’s a detailed step-by-step guide to help you navigate
through the process successfully:
Step 1: Establish Foundation
Objectives: Set clear goals for the conference.
Policies: Determine the operating policies.
Dates: Confirm the date and time.
Budget: Prepare and secure the budget.
Location: Select a location considering geographical convenience.
Audience: Define the scope of conference participants.
Social Function: Plan social events like dinners or companion tours.
Step 2: Administration
Facility Selection: Choose facilities suitable for the conference,
such as conference and exhibition halls.
Facility Instruction: Plan the necessary equipment for the facilities.
Transportation: Determine transportation means,
including flights and local transportation.
Staffing: Organize the personnel required,
including the organizing committee and secretariat.
Room Arrangement:
Secure hotels and conference halls for participants.
Workbooks and Badges:
Prepare work manuals and create badges and emblems.
Food & Beverage: Arrange food and beverage services.
Registration: Set up the registration process.
Step 3: Research Subject
Field Interviews: Conduct interviews with relevant stakeholders.
Questionnaire: Design and distribute surveys.
Articles: Review relevant newspaper articles.
Committee: Gather opinions from committee members.
Step 4: Identify Topics
Problems: Identify current issues.
Trends: Review general trends in the field.
Interests: Consider areas of interest to member countries.
Needs: Assess the necessity of the topics.
Practices: Determine specific implementation methods.
Step 5: Schedule Program
Number of Sessions: Decide the number of sessions,
including general and field meetings.
Timing: Plan the time-based schedule for the conference.
Tracks: Determine the progress method for sessions.
Subjects: Select topics for each session.
Step 6: Design Program
Talks: Outline the content of speeches.
Workshops: Plan interactive workshops.
Participative Projects:
Encourage presenter and participant engagement.
Panels: Organize panel discussions.
Demonstrations: Include case introductions and demonstrations.
Teleconferencing: Arrange remote conference options.
Videos: Plan for video presentations.
Roundtables: Organize roundtable discussions.
Room Setups: Plan the room arrangements.
Staging: Set up the stage in the conference room.
Step 7: Select Speakers
Sources for Names:
Collect speaker information from various sources,
including committees, consultants, vendors,
staff, editors, and associations.
Step 8: Invite Speakers
Methods: Use telephone, letters, and instructions for inviting speakers.
Follow-Up: Confirm participation through follow-up communications.
Step 9: Ask Speakers to Supply
Biographies: Request speakers' profiles and introductions.
Talks: Gather content of their speeches.
Visual Needs: Identify audiovisual equipment requirements.
Handouts: Collect presentation materials.
Step 10: Supply to Speakers
Hotel Needs: Confirm hotel reservations for speakers.
Travel Arrangements: Organize travel plans.
Handout Reproduction: Prepare presentation materials.
Hospitality: Provide a warm welcome for speakers.
Step 11: Select Suppliers
Audiovisual: Arrange audiovisual materials.
Computers: Secure computer equipment.
Printing: Organize printing and reproduction services.
Flowers: Coordinate with a flower decoration company.
Photography: Hire a photography company.
Security: Engage a security company.
Transportation: Arrange for airlines and tour operators.
Shipping: Coordinate with a shipping company.
Ground Arrangements: Plan local ground arrangements.
Step 12: Pre-Conference Opening Inspection
Hotel Review: Inspect the hotel arrangements.
Meeting Room Setup: Ensure meeting rooms are properly set up.
Audio Setup: Check audio equipment.
Lighting Controls: Test lighting systems.
Projection Coordination: Verify projection equipment.
Registration Setup: Organize the registration area.
Step 13: On-Site Operation
Registration: Manage the registration process.
Staff Coordination: Oversee staff operations.
Hotel Coordination: Liaise with hotel management.
Handouts: Distribute materials to presenters and participants.
Messages: Manage conference messaging.
Supplies: Ensure availability of necessary supplies.
Printed Materials: Distribute brochures, souvenirs, and office supplies.
Equipment: Manage the conference equipment.
Step 14: Direction of Program
Speaker Briefing: Brief speakers on their roles.
Session Checkup: Monitor sessions for smooth execution.
Press Room: Manage the press room for media coverage.
Step 15: Post Conference
Thank-Yous: Express gratitude to participants, presenters, and sponsors.
Bill Review: Confirm and review conference expenses.
Evaluation: Evaluate the overall performance of the conference.
Staff Review: Assess staff performance.
By following these comprehensive steps,
you can ensure a successful
and well-organized international conference.
