국제 회의 홍보 방법: 단계별 전략적 계획과 실행
국제 회의를 성공적으로 홍보하려면
전략적 계획과 실행이 필요합니다.
다음은 가장 낮은 비용으로
목표를 달성하는 동시에
홍보 효과를 극대화하는
구체적이고 자세한 방법입니다.
단계별 홍보
< 초기 단계 홍보 >
공지
타이밍: 장소와 날짜가 결정되는 즉시 발송합니다.
내용: 날짜, 시간, 장소, 컨퍼런스 이름을 포함합니다.
세부 정보: 이름, 직업, 연락처 정보, 참여 의향, 논문 제출 의도와 같은 참가자 정보를 수집하기 위한 수신인 양식을 첨부합니다.
서류
첫 번째 홍보물: 이벤트 1.5~1년 전에 발송합니다.
- 컨퍼런스 이름
- 호스트 조직 세부 정보
- 장소
- 이벤트 상황
- 주요 의제
- 사용 언어
- 참가 자격
- 등록 수수료
- 논문 제출 방법
- 등록 신청서
두 번째 홍보물: 확인된 참가자에게 발송합니다.
- 환영사
- 주요 인사 이름
- 사무국 연락처 정보
- 프로그램 내용
- 등록 정보
- 숙박 세부 정보
- 교통 및 관광 정보
- 신청서
최종 홍보물: 종종 책자 형태로 최종 세부 정보를 제공합니다.
< 중간에서 후반 단계 홍보 >
사전 행사 및 회의
- 총회: 관련 총회 및 지역 회의에 참여합니다.
- 사전 행사: 다음 총회를 홍보하고
홍보 자료를 배포하기 위해
비디오 상영이나 공연을 주최합니다.
웹사이트 제작 및 운영
기능:
웹사이트가 유익하고
사용자 친화적인지 확인합니다.
내용:
컨퍼런스, 등록 절차 및 숙박 옵션에 대한
포괄적인 세부 정보를 포함합니다.
해외 사절 활용
대사관 및 영사관:
이러한 사절을 활용하여
정보와 홍보 자료를 배포합니다.
광고
간행물 및 잡지:
관련 국제 기구 또는 협회 간행물에
광고를 게재합니다.
배너 광고:
배너 광고를 위해 국제 기구
또는 협회가 운영하는 웹사이트를 사용합니다.
협업
국제 기구:
본부 및 지역 사무소의 인력과 협력하여
컨퍼런스를 홍보합니다.
미디어 참여
해외 미디어:
무료 항공료 또는 숙박과 같은 편의 시설을 제공하여
미디어의 관심을 끌 수 있습니다.
프레스 센터/룸:
컨퍼런스 기간 동안
국내 및 해외 미디어를 위한 시설을 마련하여
무료 등록 및 보도 지원을 제공합니다.
미디어 이벤트:
기자를 위한 특별 이벤트를 조직하여
광범위한 보도를 보장합니다.
스폰서십 및 인센티브
스폰서:
스폰서를 유치하고 방송이나
신문을 통해 광고를 게재합니다.
지정 스폰서:
항공사 또는 여행사를 스폰서로 지정하여
컨퍼런스 참가자에게 인센티브를 제공합니다.
기념 아이템
우표 및 담배:
관련 부서와 협력하여 기념 아이템을
적시에 생산하고 발행합니다.
환영 표지판
환영 타워 및 간판:
방해 없이 환영 타워, 간판 및 배너를 설치하십시오.
이러한 홍보 방법을 세심하게 계획하고
실행함으로써 성공적이고 많은 사람이 참석하는
국제 회의를 보장할 수 있습니다.
예산 및 주변 환경을 포함하여
특정 상황에 맞게 전략을 조정하십시오.
International Conference Promotion Methods:
A Comprehensive Guide
Successfully promoting an international conference
requires strategic planning and execution.
Here are concrete and detailed methods
to maximize promotional effects
while achieving your goals at the lowest cost:
Early Stage Promotion
Announcement
Timing: Send out as soon as the venue and date are decided.
Content: Include the date, time, venue, and name of the conference.
Details: Enclose a self-addressed form to gather participants' information,
such as name, occupation, contact information,
willingness to participate, and paper submission intentions.
Circulars
First Circular: Sent 1.5 to 1 year before the event. Includes:
Conference name
Host organization details
Venue
Event circumstances
Main agenda
Languages used
Participation qualifications
Registration fee
Paper submission method
Registration application form
Second Circular: Sent to confirmed participants. Includes:
Welcoming remarks
Key personnel names
Secretariat contact information
Program content
Registration information
Accommodation details
Transportation and tourism information
Application forms
Final Circular: Provides final details,
often in booklet form.
Mid to Late Stage Promotion
Pre-Events and Meetings
General Meetings:
Participate in relevant general and regional meetings.
Pre-Events: Host video screenings or performances
to promote the next general meeting
and distribute promotional materials.
Website Creation and Operation
Functionality: Ensure the website
is informative and user-friendly.
Content:
Include comprehensive details about the conference,
registration process, and accommodation options.
Use of Overseas Missions
Embassies and Consulates:
Leverage these missions to disseminate
information and promotional materials.
Advertisements
Publications and Magazines:
Place ads in relevant international organization
or association publications.
Banner Ads:
Use websites operated by international organizations
or associations for banner advertisements.
Collaboration
International Organizations:
Work with personnel from headquarters
and regional offices to promote the conference.
Media Engagement
Overseas Media:
Offer conveniences like free airfare
or accommodation to attract media attention.
Press Center/Room:
Establish facilities for domestic and foreign media
during the conference,
offering free registration and support for reporting.
Media Events:
Organize special events for journalists
to ensure broad coverage.
Sponsorships and Incentives
Sponsors:
Attract sponsors and place ads through broadcasts or newspapers.
Designated Sponsors: Designate airlines or travel agencies as
sponsors to offer incentives for conference participants.
Commemorative Items
Stamps and Cigarettes:
Coordinate with relevant departments to ensure timely production
and issuance of commemorative items.
Welcoming Signage
Welcome Towers and Signboards:
Ensure the installation of welcoming towers,
signboards, and banners without disruptions.
By meticulously planning
and executing these promotional methods,
you can ensure a successful and
well-attended international conference.
Make sure to tailor your strategies to your specific circumstances,
including budget and surrounding environment
