국제회의장 선정 방법과 의제 및 연사 선정
( Selection and Securing of Conference Halls, Agenda and Speakers )
국제회의장 선정 및 확보
국제 컨퍼런스를 개최하려면
참가자를 수용할 수 있는 적절한 시설이 필요합니다.
국제회의장을 선정하기 위한 방법은 다음과 같습니다.
1) 데이터 수집:
관련 국제 기구나 협회에서 이전 국제회의 프로그램과
참여 규모에 대한 정보를 수집합니다.
2) 참가자 추산:
수집된 데이터를 기반으로
해외 및 국내 참가자 수를 추산합니다.
3) 전시회 동시 개최유무:
전시회가 동시에 개최되는지 확인하고 규모를 결정합니다.
4) 장소 선택:
소규모에서 중규모 회의실 및 전시장을 포함하여
예상 참가자 수를 수용할 수 있는 호텔과
전문 국제 컨퍼런스 홀을 선택합니다.
5) 종합 분석:
선택된 컨퍼런스 장소와 숙박 시설을 분석합니다.
6) 가용성 확인:
선택된 장소와 숙박 시설이
국제회의 기간 동안 사용 가능한지 확인합니다.
7) 최종결정:
국제기구 사무실과 객실 요금과 사용료에 대해 논의하고,
결정을 마무리하고, 계약에 서명합니다.
국제회의 의제 및 연사 선정
국제회의의 의제와 연사는
회의의 성격과 규모에 따라 결정됩니다.
의제와 연사를 마무리하기 위한 요약된 절차는 다음과 같습니다.
1) 의제 확인:
국제기구의 이사회는
주최국의 제안을 통해 의제를 확인합니다.
2) 연사 선정:
연사, 의장, 세션 연사는 주최국과
국제기구의 추천을 통해 선정됩니다.
3) 통지 및 등록:
공식 프로그램에 의제를 등록하고
선정된 연사에게 통지합니다.
4) 준비:
외국 발표자의 이력서와 사진을 수집하고
초대 조건을 확인합니다.
초대 연사의 등록, 숙박, 항공료를 관리합니다.
연사가 발표 자료를 준비하고
제출할 수 있도록 충분한 시간을 줍니다.
토론자와 다른 세션 참가자의 발표를 포함하여
특정 회의 진행 계획을 연사에게 알립니다.
5) 지속적인 관계:
발표자와의 소통을 유지하여
회의 진행에 방해가 되지 않도록 합니다.
6) 출판:
등록 중에 수신한 프레젠테이션 자료에서
세션 출판물을 제작하고 배포합니다.
이러한 단계는 모든 참가자에게 원활한 경험을 제공하여
국제회의를 주최하고 진행하기 위한
원활하고 체계적인 프로세스를 보장합니다.
Selection and Securing of Conference Halls
Hosting an international conference requires
adequate facilities to accommodate participants.
Here's a summarized process for selecting a conference hall:
Data Collection:
Gather information on previous international conference programs
and participation scales from relevant international organizations.
Estimate Participants:
Based on collected data,
estimate the number of foreign and domestic participants.
Concurrent Exhibitions:
Check if an exhibition will be held
concurrently and determine its size.
Venue Selection:
Choose hotels and specialized international conference halls
that can accommodate the estimated number of participants,
including small to medium-sized conference rooms and exhibition halls.
Comprehensive Analysis:
Analyze the selected conference venues and accommodations.
Availability Check:
Ensure the selected venues and accommodations
are available during the conference period.
Finalization:
Discuss room rates and usage fees with the international organization office,
finalize decisions, and sign contracts.
Selection of Agenda and Speakers
The agenda and speakers for international conferences
are determined based on the conference's nature and scale.
Here's a summarized process
for finalizing the agenda and speakers:
Agenda Confirmation:
The board of directors of the international organization confirms the agenda
through a proposal from the host country.
Speaker Selection:
Speakers, chairs, and session speakers are selected
from recommendations by the host country and the international organization.
Notification and Registration:
Register the agenda in the official program
and notify selected speakers.
Preparation:
Collect resumes and photos from foreign presenters
and confirm invitation conditions.
Manage registration, accommodation, and airfare for invited speakers.
Allow speakers sufficient time to prepare
and submit their presentation materials.
Inform speakers of the specific meeting progress plan,
including presentations by discussants and other session participants.
Ongoing Relationships:
Maintain communication with presenters
to ensure no disruptions to the conference progress.
Publication:
Produce and distribute session publications
from received presentation materials during registration.
These steps ensure a smooth and organized process
for hosting and conducting international conferences,
providing a seamless experience for all participants.
