[컨벤션 14강] 국제회의 프로그램 기획 1

[컨벤션 : 회의 분야 1]

국제회의 프로그램 기획

 

국제회의를 개최함에 있어 무엇보다도 핵심적인 것이 회의 분야일 것이다.

회의 분야의 주요 업무는 프로그램 편성 및 강연내용 등에 관한 국제기구 사무국과의 협의

그리고 초청연사의 선정에 관한 국제기구 사무국과의 협의와 연설문, 발표문, 공동성명서 등의 접수․배포 및 편집, 회의진행 전문요원의 확보․관리(사회자, 동시통역사, 속기사 등),개․폐회식 기획 진행 및 각종 회의장 확보 등이다.

 

이미 국제회의의 개념 등은 앞에서 설명하였으므로 생략하고 회의 분야의 주요 업무를 살펴보면 다음과 같다.

 

1. 국제회의 프로그램 기획

 

일단 국제회의가 국내에서 개최하기로 결정되면 회의 참석범위, 회의일정, 의제 등 회의 개최 및 진행에 관한 제반사항에 대해 국제기구 사무국과 충분한 협의를 하여야 한다.

또한 사무국과 개최국 간에는 회의 참가자의 특권과 면제부여, 참가자의 비자 발급 협조, 편의 제공, 예산 부담 등에 관하여 사전에 합의가 이루어진다.

통상 이러한 합의는 국제기구의 규칙에 규정되어 있는 것이 아니므로 서한의 교환 또는 합의서 형태로 이루어진다.

 

또한 국제회의의 프로그램을 편성하는 데에는 그동안 수많은 국제회의를 경험한 국제기구 사무국으로부터 각종 어려움이나 기술적인 지원 등을 해결할 수 있으므로 긴밀한 협조가 필요하다.

그리고 국제회의를 성공적으로 개최하기 위해서는 국제회의의 유치부터 회의 종료후의 마무리까지의 회의 전반에 대한 흐름 및 고려사항을 숙지하고 있어야 한다.

이러한 국제회의의 프로그램을 기획하는 데 필요한 고려사항을 단계 별로 살펴보면 다음과 같이 15단계로 나눌 수 있으나 준비기간에 따라 각 단계가 병합되어 이루어지기도 한다.

 

1) 제1단계: Establish Foundation (기본요소 결정)

 

    ○ Objectives(목표 설정)

    ○ Policies(운영방침 결정)

    ○ Dates(일시 확정)

    ○ Budget(예산 편성 및 확보)

    ○ Location(지리적 위치를 고려한 장소 선정)

    ○ Audience(회의 참가대상의 범위)

    ○ Social function(만찬이나 동반자관광 등의 사교행사 계획 수립)

 

2) 제2단계: Administration(운영관리)

 

    ○ Facility selection(회의 및 전시 시설 등 회의 운영에 적합한 시설물 선정)

    ○ Facility instruction(시설물에 대한 설비계획)

    ○ Transportation(항공편 및 이동 수단 등 교통수단 결정)

    ○ Staffing(조직위원회 및 사무국 등 회의 개최에 필요한 인원 구성)

    ○ Room arrangement(국제회의 참가자들을 위한 호텔 및 회의장 확보)

    ○ Workbooks, Badges(업무 편람 작성 및 배지, emblem 제작)

    ○ Food & Beverage (식음료서비스)

    ○ Registration(등록)

 

3) 제3단계: Research Subject(조사연구대상)

 

    ○ Field interview(현장인터뷰)

    ○ Questionnaire(설문조사)

    ○ Articles(신문기사)

    ○ Committee(위원회 의견)

 

4) 제4단계: Identify Topics(주제설정)

    ○ Problems(현재의 문제점 파악)

    ○ Trends(일반적 추세를 검토)

    ○ Interests(회원국 등의 관심분야를 고려)

    ○ Needs(주제의 필요성을 고찰)

    ○ Practices(구체적 실행방법)

 

5) 제5단계: Schedule Program (프로그램 기획)

 

    ○ Number of sessions(총회, 분야별 회의 등 개최할 회의 수 결정)

    ○ Timing of day(시간별 진행계획 결정)

    ○ Tracks(진행방식의 결정)

    ○ Subjects in each session(각 회의별 주제 선정)

 

6) 제6단계: Design Program (프로그램 설계)

 

    ○ Talks(연설내용)

    ○ Workshops(워크숍)

    ○ Participative projects

        (각 회의별 발표자 및 참가자 등의 회의 참여유도계획 수립)

    ○ Panels(패널토의)

    ○ Demonstrations(사례소개)

    ○ Teleconferencing(원격지 회의)

    ○ Video cassettes, movies(비디오,영화)

    ○ Roundtables(원탁회의)

    ○ Room setups(각 회의실의 룸배치)

    ○ Staging(회의장내 무대배치)

 

7) 제7단계: Select Speakers(연사선정)

 

    Sources for names(주제와 관련된 전문가 등 연사 선택 정보 수집)

   ○ Committee(위원회의 의견 수렴)

   ○ Consultants(자문위원 등의 의견 수렴)

   ○ Venders(소개인의 추천)

   ○ Staff(스텝진의 추천)

   ○ Editors(편집인의 의견수렴)

   ○ Associations(협회 의견 수렴)

 

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