[컨벤션] 국제회의 기획실무- 예산의 개요 (제12강)

[컨벤션 : 국제회의 기획 실무 : 예산분야]

 

국제회의를 유치하여 개최하기 위해서 가장 기본이 되는 것이 예산분야일 것이다.

예산분야의 담당자는 기획단계에서는 예산편성과 예산확보가 주업무가 될 것이며

준비단계에 들어서면 확보된 예산을 별도로 정한 회계규정에 따라 적절히 사용하도록 통제․관리하는 것이다.

 

1. 예산의 개요

 

1) 예산의 개념

 

예산이란 경영자의 계획을 계수화 한 것으로 추정손익계산서, 추정대차대조표,

자금운용표 및 부속계산서가 포함된다.

 

그러나 국제회의의 예산은 대부분 전체예산중 국제행사비 한 항목에 속해 있고

비영리를 목적으로 하는 경우가 많아서 통상적으로 세목별 구분과 자금운용표정도

만 작성하면 된다.

 

2) 예산의 기능

 

   ○ 전략적 계획

   ○ 전술의 조정

   ○ 운영조정

   ○ 실천 및 감독

 

3) 예산편성방법

 

예산을 편성할 때에는 과거의 경험을 토대로 한 통계적인 방법과 전체 흐름을 기초로 한 Simulation 방법을 통해 편성하되 불확실성에 대비한 방법을 강구하여 편성하여야 한다.

국제회의는 정해진 예산 범위 내에서 치루어지는 것이므로 예산을 편성하고 확보하는 것이 해당회의의 규모나 성패를 좌우한다고 해도 과언이 아니다.

 

예산은 미래를 예측하여 준비하는 것이지만 예산 편성시 누락되어 집행자금이 부족하다면 보통 큰 문제가 아닐 것이다.

 

따라서 예산은 치밀하되 너무 여유가 없게 편성해서는 안되며 행사나 일정 변경 등 예상치 못한 상황에 대비하여 예비비를 확보하여야 한다.

 

국제회의의 예산을 편성할 때 가장 큰 영향을 미치는 요소는 참가자 수와 프로그램 내용, 회의장소, 회의 준비기간 등이 가장 큰 영향을 미친다.

따라서 예산편성 담당자는 과거 행사를 치룬 경험이 있다면 이를 참고하여 작성하되 물가상승 등의 변수를 반영하면 되고,

국제회의를 처음 개최하는 경우에는 전문가의 의견을 수렴하여 각 분야에서 편성한 자료를 토대로 집계하면 된다.

예산은 크게 수입부문과 지출부문으로 나눌 수 있다.