[컨벤션] 국제회의 단계별 추진계획 (제10강)

[컨벤션 강의 : 제10강]

 

국제회의 단계별 추진계획 수립

 

국제회의의 개최가 확정되는 시기가 대부분 전전차 총회 또는 이사회에서 결정되고 개최주기가 1년내지 4년임을 감안할 때 준비기간이 최저 2년 이상이 된다.

그에 따른 일정별 주요 준비계획을 다음과 같이 수립할 수 있다.

단 국제회의 개최주기가 1년 일 경우는 전차총회가 1년전이므로 준비일정 및 준비사항을 다소 조정해야 한다.

 

1) 개최지 및 일자 확정 이후부터 전차회의까지

 

가. 조직위원회 및 소규모 사무국 구성

나. 전차총회시 사용예산을 포함한 소요예산 편성 및 승인

다. 국제회의 참가규모에 따른 회의장 및 숙박시설 확보(가계약)

라. 회의 참가자들의 편의를 제공할 수 있는 항공편 확보(가계약)

마. 국제기구 본부 임원의 현지 답사와 회의장 최종확정

바. 국제회의 개최 홍보자료 작성 및 홍보물 제작

사. 전차 총회시 개최할 국제회의 참가 유도를 위한 “한국의 밤”등의 전야제 행사 준비 및 개최

 

2) 전차회의 이후부터 1년 이전

 

가. 최종 예산 확보 및 승인

나. 국제회의 공식 로고 및 포스타 제작

다. 승인기간이 1년 이상이 소요되는 현수탑 설치허가 및 기념우표 발간 추진

라. 공식적인 홍보 개시

마. 국제회의기획업체 선정 계약

바. 가계약된 회의장, 숙박시설 및 항공편 등 정식계약

사. 분야별 책임조직을 세분하여 사무국 확대

아. 기본프로그램 확정

자. 연회 및 사교행사 등 각종행사에 필요한 장소 및 시설 예약

차. 회의, 연회, 공연, 수송 및 관광 등 국제회의관련 필요 업체와 계약

 

3) 6개월 이전

 

가. 최종 일정별 추진계획 확정

나. 부대행사 및 연사 등을 포함한 최종 프로그램 확정

다. 언론매체에 국제회의 보도자료 배포

라. 회의장 및 관광지 등을 포함한 행사장 현장 조사

마. 항공사의 이용절차 및 스케줄 점검

바. 호텔예약 및 등록서 제작 및 발송

사. 스폰서 확보

 

4) 3개월 이전

 

가. 할인 등록 마감 및 등록 확인서 발송

나. 인력수급계획 확정

다. 회의장 레이아웃 확정

라. 연설문 등 발표자료 수집

마. 회의장 시설 및 통역시설 등 최종 사용계약

바. 호텔 객실 등 참가자 수에 따라 블록 조정

사. 기념품 및 각종 행사용품 제작 의뢰

아. 회의관련 각종 가이드북 배포

 

5) 1개월 이전

 

가. 사무국을 회의장 또는 회의장 근처로 이전

나. 최종프로그램 및 각종 안내서(연회, 관광, 사교행사 등 포함) 제작 및 발송

다. 외부 고용인력 활용계획 수립

라. 도상훈련 실시

마. 호텔 객실 예약 최종 마감

바. 참가자 이동계획 확정

사. 국제기구 본부 사무국 직원 및 초청인사의 항공권 송부

아. 보도자료 작성 및 배포

자. 회의 및 각종행사에 소요되는 현수막, 배지, 안내표지판 등 발주

차. 기념품 및 각종 행사용품 입고

 

6) 2주 이전

 

가. 국제기구 본부 사무국의 회의장내 설치

나. 연회, 사교행사, 이벤트행사 등 최종 점검 및 계약

다. 공항내 환영데스크 설치 및 운영

라. 외부 고용인력 채용 및 교육

마. 참가자 현황 등 회의규모에 대한 보도자료 배포

바. 회의 자료 및 각종 행사에 필요한 초청장, 비품, 인원, 집기 등 최종점검

 

7) 3일 이전

 

가. 현장 점검 및 최종 리허설

나. 초청인사 참석여부 확인

다. 방송 및 신문 등 언론 매체 참석 확인

라. 외부 행사에 대한 기상 악화 등 비상시 대처 방안 확정

 

8) 회의 종료후

 

가. 환송 및 출국 편의 제공

나. 감사서신 발송

다. 경비 정산

라. 결과보고서 발간

마. 조직위원회 해산