신상 여행

[컨벤션 19강 : 국제회의 프로그램 작성 예시]

국제회의의 프로그램을 편성하기 위한 고려사항 및 국제기구와 개최국 간의 역할 분담 및 Check-list 등을 토대로 하여 국제회의를 기획하고 준비하게 되면 국제회의는 성공리에 개최할 수 있을 것이다.

국제회의를 준비하는 데 도움이 될 수 있도록 하기 위해 프로그램을 작성하여 보면 다음과 같다.

1) Program

The First Day

09:00 - 18:00 Registration/Information

The Second Day

07:30 - 18:00 Registration/Information

09:00 - 17:00 Delegates and Accompanying Persons Tour

09:00 - 16:30 Regional Board Meeting

10:00 - 11:30 Associates Meeting

18:30 - 21:30 Welcome Reception

The Third Day

07:30 - 18:00 Registration/Information

07:30 - 09:00 Breakfast

09:00 - 09:45 Opening Ceremonies

09:45 - 10:00 Coffee Break

10:00 - 11:15 A Session

11:30 - 13:45 Reception/Lunch

14:00 - 16:00 A Session(continued)

16:00 - 16:10 Coffee Break

16:10 - 17:00 Regional Assembly I (Members Only)

17:00 - 18:30 Open

18:30 - 22:00 Reception & Dinner

The Forth Day

07:30 - 18:00 Registration/Information

07:30 - 09:00 Breakfast

07:30 - 08:30 Associates Meeting with Regional Executive

(Continental Breakfast)

08:30 - 10:00 B Session

08:30 - 10:00 C Session

10:00 - 10:15 Coffee Break

10:15 - 12:00 B Session(Cont'd)

10:15 - 12:00 C Session(Cont'd)

12:00 - 13:15 Lunch

13:15 - 14:45 D Session

14:45 - 15:00 Coffee Break

15:00 - 17:00 E Session

17:00 Open Evening

The Fifth Day

07:30 - 12:00 Registration/Information

07:30 - 09:00 Breakfast

08:15 - 10:15 F Session

10:15 - 10:30 Coffee Break

10:30 - 11:30 Reginal Assembly Ⅱ(Members only)

11:45 - 18:00 Golf Tournament

R.S.V.P. at Registration Desk the third day by 18:00

11:45 - 16:45 Delegates & Accompanying Persons Tour

18:00 - 18:20 Buses depart from Hotel

18:30 - 22:00 Farewell Reception & Dinner

The Sixth Day

Optional day tour to ....... (additional charges apply. Program subject to change.) R.S.V.P. at Registration Desk the third day by 18:00.

2) Guest Programs and Tours

The Second Day

09:00 Bus departs from Hotel

09:00 - 10:30 Bus Tour of A(Optional)

10:30 Bus Returns to Hotel

10:35 Bus departs from Hotel

11:00 - 12:30 Tour of the B

12:35 Bus departs B

13:00 - 14:30 Lunch at the ......

14:35 Bus departs the ......

15:00 - 16:30 Tour of C

16:35 Bus departs C

17:00 Bus returns to Hotel

17:00 - 18:30 Free Time

18:30 - 21:30 Welcome Reception

The Third Day

07:30 - 09:00 Breakfast

09:00 - 09:45 Opening Ceremonies

11:15 Bus departs from Hotel

11:30 - 13:00 Lunch at ......

13:05 Bus departs ......

13:30 - 15:00 Tour of D

15:00 - 18:00 Walk & Shop E street / Free Time

※ 16:00 -17:30 Shuttles depart E Street for Hotel every 30 minutes

18:30 - 22:00 Reception & Dinner

The Fourth Day

07:30 - 08:30 Breakfast

08:35 Bus departs from Hotel

10:00 - 11:30 Tour of F-1

11:30 - 13:30 Lunch at ......

13:30 - 15:00 Tour of F-2

15:05 Bus departs F for Hotel

16:30 Free Afternoon/Evening

The Fifth Day

07:30 - 09:00 Breakfast

09:30 Bus departs from Hotel

(accompanying persons)

09:45 - 11:15 Walk & Shop G Road

11:15 Bus departs G Road for pick-up at Hotel

11:45 Bus departs from Hotel

(accompanying persons & delegates)

12:00 - 13:45 Lunch at ......

13:50 Bus departs ......

14:30 - 16:30 Tour of H

16:35 Bus departs H for Hotel

17:15 - 18:00 Free Time

18:00 - 18:20 Buses depart from Hotel

18:30 - 22:00 Farewell Reception & Dinner

The Sixth Day

(Optional Day in I)

07:30 Bus departs from Hotel

10:30 - 12:00 Tour of I-1

12:00 - 13:00 Lunch at ......

13:00 - 16:30 Free Time

16:30 Meet at the front doors of I-1

16:35 Bus departs I-1

17:00 - 19:30 Dinner and Tour at I-2

19:35 Bus departs I-2 for Hotel

22:35 Bus arrives at Hotel

※ We need to make travel reservations on your behalf for your trip to I. If you have not already registered please do so by advising the registration desk no later than the Third day evening (or you may also drop off the attached registration card at the registration desk if you prefer). There is an additional charge for this day $ *** US(￦ xxx Korea). Please pay at the time of registering.

[컨벤션 18강 : 국제회의 프로그램 작성에 필요한 관광프로그램 및 산업시찰, 전시회]

1. 관광 프로그램

관광프로그램을 크게 참가대표단을 위한 행사와 대표단의 동반자를 대상으로 하는 행사로 구분한다.

 따라서 참가대표단을 위한 행사는 국제회의의 개최기간 이전이나 이후에 실시하며

비용부담은 참가자 개인이 부담하는 것이 일반적이며 특별한 경우로 회의중에 개최하는 경우가 있는데

회의중에 실시하는 관광행사는 주최측에서 비용을 부담하는 것이 일반적이다.

동반자관광은 회의기간 중에 대표단이 공식회의에 참가하는 시간에 개최하는 것이 일반적이며

참가대상은 동반자들과 대표단들 중에서도 회의 스케줄이 없거나 동반자와 같이 행사에 참가하려는 사람도 참여할 수 있다.

진행시간은 보통 회의개시시간보다 약간 늦게 또는 빠르게 출발하여 회의종료이전에 출발장소로 돌아오는 당일코스가 일반적이며,

주로 그 나라의 문화예술이나 관광명소를 방문하는 것으로 구성된다.

회의기간중에 실시되는 관광행사는 관광코스, 식음료 제공계획 및 비용부담 등을 회의 주최측에서 관광행사를 담당하는 여행사측과 협의하여 결정하는 것이 바람직하며,

회의개최 전․후에 실시하는 관광행사는 주최측에서 간여치 않고 여행사에서 코스나 가격 등을 결정하여 시행하는 것이 일반적이다.

회의기간 종료후에 실시하는 관광행사 중 회의와 관련한 시설의 시찰 등은 주최측에서 행사요원이 동행하여 진행을 담당하며

실시목적은 Promotion이나 국가의 발전상을 홍보하는 측면이 주를 이룬다.

동반자관광행사 등은 참가자들의 흥미를 돋구고 참여의식을 고취하기 위하여 참가자들이 스스로 참가하여 즐길 수 있는 프로그램을 삽입하는 것이 좋으며,

진행형태는 한 장소에서 여러 가지 프로그램을 계획하는 방법과 참가자를 시간별로 장소를 이동하여 방문토록 하는 방법 등이 있다.

회의개최 전․후에 개최되는 관광행사는 기간별, 코스별로 가급적 다양하게 편성토록 여행사에 주문하여 실시하는 것이 바람직하다.

규모가 큰 국제회의라면 참가대표단만을 위한 관광행사로도 참가자를 어렵지 않게 유치할 수 있는 반면,

규모가 상대적으로 작은 행사는 해당 국제회의 참가자만으로는 별도의 관광코스를 개발하거나 운용할 수 없는 경우가 있으므로 이런 경우에는 공식 여행사가 운영하는 코스에 함께 참여토록 하는 방법도 가능하다.

2. 산업시찰

산업시찰은 회의내용의 보충을 위하여 국제회의와 관련한 자국의 해당산업 현장을 방문하거나,

자국의 첨단산업시설을 방문하여 자국의 첨단산업의 홍보 등의 목적을 위하여 실시하는데,

통상적으로 공식적인 국제회의 스케줄이 종료된 후에 희망자를 대상으로 실시하는 것이 일반적이다.

3. 전시회

전시회는 크게 나누어 영리적 목적이 없이 해당 국제회의와 관련한 자료나 물품 등을 전시하는 형태와

국제회의와 관련이 있는 기업 및 단체가 영리목적으로 관련상품을 Promotion하기 위하여 실시하는 형태로 구분할 수 있다.

전시회의 개최장소는 회의장과 인접하여 회의참가자들이 수시로 방문할 수 있는 위치에서 개최하는 것이 필요하며,

해당 국제회의 참가자들이 관심을 가질 수 있는 내용으로 구성하는 것이 전시회를 활성화하고 관련업계의 적극적인 참여를 유도할 수 있다.

[컨벤션 : 회의 분야 2]

국제회의 프로그램 기획 2

14강에 이어서 제8단계부터 설명합니다.

8) 제8단계: Invite Speakers(연사 초빙)

    ○ Telephone(전화)

    ○ Letters(서신)

    ○ Instructions(통지)

    ○ Follow-up(확인)

9) 제9단계: Ask Speakers to Supply(연사 요청사항)

   ○ Biographies(연사의 약력 및 자기소개서)

   ○ Talks(연설내용)

   ○ Visual needs(시청각장비 필요 유무)

   ○ Handouts(발표자료)

10) 제10단계: Supply to Speakers(연사 지원사항)

     ○ Hotel needs(연사 호텔 예약 등 확인)

     ○ Travel arrangements(여행수배)

     ○ Handout Reproduction(발표자료 복사물 제작)

     ○ Hospitality(영접)

11) 제11단계: Select Suppliers(공급업자 선정)

     ○ Audiovisual(시청각교재)

     ○ Computers(컴퓨터)

     ○ Printing, reproduction(인쇄업자)

     ○ Flowers(꽃장식업체)

     ○ Photography(사진업체)

     ○ Security(보안업체)

     ○ Transportation(항공사 및 관광업체 등 수송업체)

     ○ Shipping(해운업체)

     ○ Ground arrangements(지상조업체)

12) 제12단계: Pre-Conference Opening(회의 사전점검)

     ○ Hotel review(호텔 재점검)

     ○ Meeting room setup(회의실 배치)

     ○ Audio setup(오디오시설 설치)

     ○ Lighting controls(조명시설 확인)

     ○ Projection coordination(영상기기 이용)

     ○ Registration setup(등록 점검)

13) 제13단계: On-Site Operation(현장 운영)

     ○ Registration(등록데스크 운영)

     ○ Staff(회의장 운영요원 등 현장요원 확인)

     ○ Hotel coordination(호텔 협조)

     ○ Handouts(발표자 및 참가자, 기자 등에게 각종 유인물 배포)

     ○ Messages(각종 안내사항 공지)

     ○ Supplies(안내책자 등 각종 인쇄물 및 기념품, 사무용품 등)

     ○ Equipment(장비)

14) 제14단계: Direction of Program(프로그램 확인)

     ○ Speaker briefing(연사 브리핑)

     ○ Session checkup(회의 총점검)

     ○ Press room(기자실)

15) 제15단계: Post Conference(회의 종료 후)

     ○ Thank-yous(회의 참가자, 발표자 및 스폰서 등

         회의 지원대상에 대한 감사표시)

     ○ Bill review(국제회의 개최 비용에 대한 경비사용내역 확인)

     ○ Evaluation(국제회의 개최 성과에 대한 평가)

     ○ Staff review(스텝진 평가)

[컨벤션 : 회의 분야 1]

국제회의 프로그램 기획

국제회의를 개최함에 있어 무엇보다도 핵심적인 것이 회의 분야일 것이다.

회의 분야의 주요 업무는 프로그램 편성 및 강연내용 등에 관한 국제기구 사무국과의 협의

그리고 초청연사의 선정에 관한 국제기구 사무국과의 협의와 연설문, 발표문, 공동성명서 등의 접수․배포 및 편집, 회의진행 전문요원의 확보․관리(사회자, 동시통역사, 속기사 등),개․폐회식 기획 진행 및 각종 회의장 확보 등이다.

이미 국제회의의 개념 등은 앞에서 설명하였으므로 생략하고 회의 분야의 주요 업무를 살펴보면 다음과 같다.

1. 국제회의 프로그램 기획

일단 국제회의가 국내에서 개최하기로 결정되면 회의 참석범위, 회의일정, 의제 등 회의 개최 및 진행에 관한 제반사항에 대해 국제기구 사무국과 충분한 협의를 하여야 한다.

또한 사무국과 개최국 간에는 회의 참가자의 특권과 면제부여, 참가자의 비자 발급 협조, 편의 제공, 예산 부담 등에 관하여 사전에 합의가 이루어진다.

통상 이러한 합의는 국제기구의 규칙에 규정되어 있는 것이 아니므로 서한의 교환 또는 합의서 형태로 이루어진다.

또한 국제회의의 프로그램을 편성하는 데에는 그동안 수많은 국제회의를 경험한 국제기구 사무국으로부터 각종 어려움이나 기술적인 지원 등을 해결할 수 있으므로 긴밀한 협조가 필요하다.

그리고 국제회의를 성공적으로 개최하기 위해서는 국제회의의 유치부터 회의 종료후의 마무리까지의 회의 전반에 대한 흐름 및 고려사항을 숙지하고 있어야 한다.

이러한 국제회의의 프로그램을 기획하는 데 필요한 고려사항을 단계 별로 살펴보면 다음과 같이 15단계로 나눌 수 있으나 준비기간에 따라 각 단계가 병합되어 이루어지기도 한다.

1) 제1단계: Establish Foundation (기본요소 결정)

    ○ Objectives(목표 설정)

    ○ Policies(운영방침 결정)

    ○ Dates(일시 확정)

    ○ Budget(예산 편성 및 확보)

    ○ Location(지리적 위치를 고려한 장소 선정)

    ○ Audience(회의 참가대상의 범위)

    ○ Social function(만찬이나 동반자관광 등의 사교행사 계획 수립)

2) 제2단계: Administration(운영관리)

    ○ Facility selection(회의 및 전시 시설 등 회의 운영에 적합한 시설물 선정)

    ○ Facility instruction(시설물에 대한 설비계획)

    ○ Transportation(항공편 및 이동 수단 등 교통수단 결정)

    ○ Staffing(조직위원회 및 사무국 등 회의 개최에 필요한 인원 구성)

    ○ Room arrangement(국제회의 참가자들을 위한 호텔 및 회의장 확보)

    ○ Workbooks, Badges(업무 편람 작성 및 배지, emblem 제작)

    ○ Food & Beverage (식음료서비스)

    ○ Registration(등록)

3) 제3단계: Research Subject(조사연구대상)

    ○ Field interview(현장인터뷰)

    ○ Questionnaire(설문조사)

    ○ Articles(신문기사)

    ○ Committee(위원회 의견)

4) 제4단계: Identify Topics(주제설정)

    ○ Problems(현재의 문제점 파악)

    ○ Trends(일반적 추세를 검토)

    ○ Interests(회원국 등의 관심분야를 고려)

    ○ Needs(주제의 필요성을 고찰)

    ○ Practices(구체적 실행방법)

5) 제5단계: Schedule Program (프로그램 기획)

    ○ Number of sessions(총회, 분야별 회의 등 개최할 회의 수 결정)

    ○ Timing of day(시간별 진행계획 결정)

    ○ Tracks(진행방식의 결정)

    ○ Subjects in each session(각 회의별 주제 선정)

6) 제6단계: Design Program (프로그램 설계)

    ○ Talks(연설내용)

    ○ Workshops(워크숍)

    ○ Participative projects

        (각 회의별 발표자 및 참가자 등의 회의 참여유도계획 수립)

    ○ Panels(패널토의)

    ○ Demonstrations(사례소개)

    ○ Teleconferencing(원격지 회의)

    ○ Video cassettes, movies(비디오,영화)

    ○ Roundtables(원탁회의)

    ○ Room setups(각 회의실의 룸배치)

    ○ Staging(회의장내 무대배치)

7) 제7단계: Select Speakers(연사선정)

    Sources for names(주제와 관련된 전문가 등 연사 선택 정보 수집)

   ○ Committee(위원회의 의견 수렴)

   ○ Consultants(자문위원 등의 의견 수렴)

   ○ Venders(소개인의 추천)

   ○ Staff(스텝진의 추천)

   ○ Editors(편집인의 의견수렴)

   ○ Associations(협회 의견 수렴)

커뮤니티에 모든 자료 수록