[컨벤션 20강] 국제회의장 선정 및 확보

[컨벤션] 국제회의장 선정 및 확보

 

국제회의를 유치․운영하는데 가장 기본적인 요건이 회의 참가자를 수용할 수 있는 회의장시설의 유무이다. 

국제회의 유치가 확정되면 바로 회의장을 선정하여야 한다.

회의장을 선택하기 위해서는 다음과 같은 방법을 참고하여 선정하면 된다.

 

○ 해당 국제기구가 전에 개최했던 국제회의 프로그램과 참가규모 등의

    자료를 수집한다.

 

○ 수집한 자료를 토대로 외국인 참가자의 규모를 추정하고 내국인의 참가 규모를

    합산하여 국제회의의 참가규모를 추정한다.

 

○ 전시회가 병행되는지 여부를 확인하고 그 규모를 파악한다.

 

○ 추정된 회의 참가규모를 수용할 수 있는 대회의실과 동시에 개최할 수 있는

   중소규모의 회의실을 보유하고 있으며, 전시회를 개최할 수 있는 회의장을

   보유한 호텔 및 전문국제회의장을 1차 선정한다.

 

○ 1차 선정된 회의장소와 참가자들이 숙박할 수 있는 숙박시설 여부 및

    이동수단에 대해 종합적으로 분석하여 회의장 및 숙박시설을 2차 선정한다.

 

○ 2차 선정된 회의장소와 숙박시설이 해당 회의기간에 이용가능한지를 확인한다.

 

○ 확인된 회의장소 및 숙박시설의 객실료 및 사용료 등을 국제기구 사무국과

    협의하여 최종 결정한 후 계약을 맺는다.