[컨벤션 18강] 국제회의 프로그램 작성 - 관광프로그램 및 전시회 등

[컨벤션 18강 : 국제회의 프로그램 작성에 필요한 관광프로그램 및 산업시찰, 전시회]

 

1. 관광 프로그램

관광프로그램을 크게 참가대표단을 위한 행사와 대표단의 동반자를 대상으로 하는 행사로 구분한다.

 따라서 참가대표단을 위한 행사는 국제회의의 개최기간 이전이나 이후에 실시하며

비용부담은 참가자 개인이 부담하는 것이 일반적이며 특별한 경우로 회의중에 개최하는 경우가 있는데

회의중에 실시하는 관광행사는 주최측에서 비용을 부담하는 것이 일반적이다.

 

동반자관광은 회의기간 중에 대표단이 공식회의에 참가하는 시간에 개최하는 것이 일반적이며

참가대상은 동반자들과 대표단들 중에서도 회의 스케줄이 없거나 동반자와 같이 행사에 참가하려는 사람도 참여할 수 있다.

진행시간은 보통 회의개시시간보다 약간 늦게 또는 빠르게 출발하여 회의종료이전에 출발장소로 돌아오는 당일코스가 일반적이며,

주로 그 나라의 문화예술이나 관광명소를 방문하는 것으로 구성된다.

 

회의기간중에 실시되는 관광행사는 관광코스, 식음료 제공계획 및 비용부담 등을 회의 주최측에서 관광행사를 담당하는 여행사측과 협의하여 결정하는 것이 바람직하며,

회의개최 전․후에 실시하는 관광행사는 주최측에서 간여치 않고 여행사에서 코스나 가격 등을 결정하여 시행하는 것이 일반적이다.

 

회의기간 종료후에 실시하는 관광행사 중 회의와 관련한 시설의 시찰 등은 주최측에서 행사요원이 동행하여 진행을 담당하며

실시목적은 Promotion이나 국가의 발전상을 홍보하는 측면이 주를 이룬다.

 

동반자관광행사 등은 참가자들의 흥미를 돋구고 참여의식을 고취하기 위하여 참가자들이 스스로 참가하여 즐길 수 있는 프로그램을 삽입하는 것이 좋으며,

진행형태는 한 장소에서 여러 가지 프로그램을 계획하는 방법과 참가자를 시간별로 장소를 이동하여 방문토록 하는 방법 등이 있다.

 

회의개최 전․후에 개최되는 관광행사는 기간별, 코스별로 가급적 다양하게 편성토록 여행사에 주문하여 실시하는 것이 바람직하다.

규모가 큰 국제회의라면 참가대표단만을 위한 관광행사로도 참가자를 어렵지 않게 유치할 수 있는 반면,

규모가 상대적으로 작은 행사는 해당 국제회의 참가자만으로는 별도의 관광코스를 개발하거나 운용할 수 없는 경우가 있으므로 이런 경우에는 공식 여행사가 운영하는 코스에 함께 참여토록 하는 방법도 가능하다.

 

2. 산업시찰

산업시찰은 회의내용의 보충을 위하여 국제회의와 관련한 자국의 해당산업 현장을 방문하거나,

자국의 첨단산업시설을 방문하여 자국의 첨단산업의 홍보 등의 목적을 위하여 실시하는데,

통상적으로 공식적인 국제회의 스케줄이 종료된 후에 희망자를 대상으로 실시하는 것이 일반적이다.

 

3. 전시회

전시회는 크게 나누어 영리적 목적이 없이 해당 국제회의와 관련한 자료나 물품 등을 전시하는 형태와

국제회의와 관련이 있는 기업 및 단체가 영리목적으로 관련상품을 Promotion하기 위하여 실시하는 형태로 구분할 수 있다.

 

전시회의 개최장소는 회의장과 인접하여 회의참가자들이 수시로 방문할 수 있는 위치에서 개최하는 것이 필요하며,

해당 국제회의 참가자들이 관심을 가질 수 있는 내용으로 구성하는 것이 전시회를 활성화하고 관련업계의 적극적인 참여를 유도할 수 있다.