[컨벤션 17강] 국제회의 프로그램 작성- 연회프로그램

[컨벤션] 연회프로그램

 

< 연회 프로그램 >

연회 프로그램에는 만찬, 오찬, 커피 브레이크 및 기타 사교행사에 부대되는 행사 등이 있으며,

연회 프로그램은 해당 국제회의 관례에 따라 주최하는 Host가 기본적으로 결정되어 있는 행사와 주최측에서 임의로 Host를 섭외하여 개최하는 행사로 구분할 수 있다.

해당 국제회의의 관례에 따라 주최하는 Host가 정해진 행사에 대하여는 프로그램 작성시에는 잠정적인 시간만 결정하면 되고, 행사의 세부내용은 프로그램 확정 후에 단계별로 준비를 이행하면 된다.

 

주최측에서 임의로 구성하는 행사는 연회 프로그램 확정에서 가장 중요한 단계이다.

주최측에서 섭외하는 Host로는 대통령, 장관 및 지방자치단체장 등과 관련기업이나 단체가 대상이며, 이 들 Host를 섭외하여 프로그램을 확정하는 데는 많은 시간이 소요되므로 미리 미리 준비해야 한다.

 

정부나 지자체가 주최하는 행사를 개최하려면 참가자의 수준이나 해당국가에서의 평균적 지위 등을 고려하여 해당행사의 격에 맞는 수준의 인사를 선정하여야 하며,

 관련기업이나 단체는 해당행사의 참가자들에게 마케팅이나 홍보를 필요로 하는 기업이나 단체를 우선적으로 선정하여야 한다.

 

연회행사는 회의참가자들에게 사교의 장을 제공하여 주최측과 참가자 상호간의 유대강화, 국제회의 전반에 걸쳐 활력제공 등 자칫 딱딱해질 수 있는 분위기를 완화하는 역할을 담당한다.

따라서 공식적인 스케쥴에서 특정인사를 대상으로 한 행사를 제외하고는 전 참가자에게 공식적으로 참가자격이 주어지며, 주최측에서 모든 비용을 부담하고 행사참가자는 무료로 초대된다.

 

Host를 초빙하는 행사는 프로그램의 확정이 조기에 완료되면 해당정부기관이나 지자체에 해당행사의 개최에 대한 경비예산을 자체예산 편성시 반영토록 요청할 수 있으나,

프로그램의 확정이 지연되거나 Host측에서 경비부담이 불가능할 경우에는 주최측에서 행사경비의 부담을 고려하여야 한다.