국제회의의 정의
국제회의의 개념 정의에 앞서
국제회의를 포함하고 있는 국제행사의 개념 정의를 살펴보면
국제회의란 1999년 9월 8일 국무총리훈령 제391호로 제정된
「국제행사의유치․개최등에관한규정」에
5개국 이상의 국가에서 100명 이상의 외국인이 참여하는
국제회의․체육행사․박람회․전시회․문화행사․관광행사 등이라고 되어있다.
국제회의에 대한 개념은
접근방법에 따라 다르나
여기서는 우리나라에서 실무적으로 주로 사용되고 있는
법률적 측면에서 정의하고자 한다.
「국제회의산업육성에관한법률」에 의하면
국제회의란
국제기구 또는 국제기구에 가입한 기관 또는 법인․단체가 개최하는
세미나․토론회․학술대회․심포지움․전시회․박람회․기타회의와
국제기구에 가입하지 아니한 기관 또는
법인․단체가 개최하는
세미나․토론회․학술대회․심포지움․전시회․박람회 기타 회의를 말한다.
국제기구 또는 국제기구에 가입한 기관 또는
법인․단체가 개최하는 회의는 5개국 이상이 참가해야 하며
회의참가자는 외국인 100인 이상을 포함하여 300인이 넘어야 하고
3일 이상 회의가 진행되어야 한다.
그리고 국제기구에 가입하지 아니한 기관 또는
법인․단체가 개최하는 회의는 회의참가자중
외국인이 150인 이상이어야 하며 2일 이상 진행되어야 한다.
※ 참고사항
국제회의 전문 국제기구의 국제회의 기준
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구 분
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국 제 회 의 기 준
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국제협회연합 (UIA)
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○ 국제기구가 주최하거나 후원하는 회의
○ 국제기구에 소속된 국내지부가 주최하는 국내회의 가운데 다음조건을 만족하는 회의
- 참가국수가 5개국 이상
- 전체 참가자수가 300명 이상
- 참가자중 외국인이 40% 이상
- 회의기간이 3일 이상인 회의
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세계국제회의 전문협회 (ICCA)
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○ 정기적인 회의로서 최소 4개국 이상을 순회․개최
○ 참가자가 50명 이상인 회의
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제2절 국제회의의 종류
국제회의는
광범위한 문제나 특정문제에 대한 일반토의를 위한
토론장으로서의 역할 및 조약문 또는
기타 정식 국제문서 작성이나 채택,
국제적 정보교환,
국제적 사업에 대한 자발적 분담금 서약 등의 목적으로 이루어지고 있다.
이러한 국제회의의 종류는
국가나 국제기구별로 다르게 분류하고 있으며
회의형태나 주최, 목적, 성격 등 다양한 방법으로 구분할 수 있으나
가장 많이 사용되고 있는 회의형태별 분류 방법인
Meeting, Convention, Conference, Forum, Symposium,
Panel Discussion, Seminar, Workshop 및 Exhibition과
주최에 따른 분류 방법인 Association Meetings와
Corporate Meetings를 중심으로 설명하고자 한다.
1. 회의형태별 분류
○ Meeting
모든 종류의 회의를 통칭하는
가장 포괄적인 용어로서
정보와 지식을 교환하기 위한 모임을 말한다.
○ Convention
Convention은 과거 연차총회의 의미로 사용되었으나
최근에는 그 개념이 모든 회의를 포괄하는 의미로 사용되고 있어
회의분야에서 Conference와 함께 가장 일반적으로 사용하고 있는 용어이다.
Convention은 국제기구의 사업심의나
예산수립, 정보전달을 목적으로 개최되는 정기집회를 의미하고
전시회를 수반하는 경우가 많아 다소 상업성향을 띠고 있다.
Convention은 통상적으로 Conference에 비해
다수의 주제를 다루는 경우가 많다.
○ Conference
Conference는 Convention과 의미가 거의 유사하게 쓰이고 있다.
Conference는 주로 학술적 측면이나
첨단과학, 기술 등 새로운 지식에 대한 정보 전달이나
특정문제에 대한 연구를 목적으로 이루어지는 경우가 많고
때로는 국제집회 또는 국제기구의 정기집회 등의 의미로 사용된다.
그리고 Conference는 통상적으로 Convention에 비해
회의 진행상 토론회가 많이 열리고
회의 참가자들에게 토론 참여 기회가 많이 주어지는 경향이 있다.
○ Forum
한가지 주제에 대해
전문가들이 사회자의 주도하에
청중 앞에서 벌이는 공개토론회로서
청중도 자유롭게 의견을 개진할 수 있으며
사회자가 의견을 종합하는 회의를 말한다.
○ Symposium
제시된 안건에 대해
전문가들이 청중 앞에서 벌이는 공개토론회로서
Forum에 비해 다소의 형식을 갖추어 진행되므로
청중의 질의 기회가 적다.
○ Panel Discussion
청중이 모인 가운데
2～8명의 연사가 사회자의 주도하에
각 분야의 발표자가 전문적인 견해를 발표하는 공개토론회로서
청중도 의견을 발표할 수 있으며
Panelist와 청중간에 자유로운 토의도 가능하나
발표자의 비중이 높아 청중의 발표 기회가 다소 제한적이다.
○ Seminar
주로 교육 및 연구 목적을 띤 회의로서
단일 논제에 대하여 30명 이하의 참가자가
전문가적인 견해를 발표하고 토론한다.
○ Workshop
대규모회의의 일부 또는 단독적으로 이루어지며
대부분 30명 내외의 참가자가
특정문제나 과제에 대하여
새로운 지식이나 정보 등을 교환하는 회의로서
훈련 또는 교육의 목적으로 개최된다.
○ Exhibition/Trade Show
회의와는 다소 거리감이 있으며
Vendor에 의해 제공된 상품과 서비스의 전시모 임을 말하며
불특정 다수가 참가하고
전시회나 박람회가 개최될 때
이들 분야와 관련된 회의가 개최되거나
반대로 대규모 회의와 병행하여
관련분야 전시회가 개최되는 경우가 많다.
이렇듯 국제회의의 부속행사로 열리는 경우에는
Exhibition이라고 부르며
전시회 단독으로 개최되는 경우는
Trade Show라고 한다.
○ Exposition
BIE(Bureau International des Exposition)에 의하면
Exposition이란 일반대중의 교육과 계몽을 목적으로 하고
인류노력에 의해 한 시대가 달성한 성과를 확인하고
미래를 전망하는 무대라고 정의되고 있어
Exhibition이나 Trade Show와는 다르지만
혼용되어 사용되기도 하고 있으며
통상 EXPO 또는 박람회라고 부른다.
2. 회의주최별 분류
국제회의를 주최별로 분류하면
협회회의(Association Meetings)와
기업회의(Corporate Meetings)로 나눈다.
협회회의는
International Governmental Organizations Meeting과
International Non-Governmental Organizations Meeting으로 구분하며,
기업회의는
내부회의(Internal Meetings)와
외부회의(External Meetings),
내외부합동회의(In/External Meetings)로 나눈다.
○ 협회회의(Association Meetings)
협회회의는
회의주최에 따라 International Governmental Organizations Meeting과
International Non-Governmental Organizations Meeting으로 나눌 수 있으나
정부간에 개최되는 공식회의가 차지하는 비중이 적어
이를 제외하면 대부분이 협회 또는 국제기구 등이 개최하는 비정부조직회의이다.
따라서 협회회의는 정부간 공식회의를 제외하면
학술이나 산업등의 정보전달을 위해 개최되는 회의이다.
그리고 협회회의는 각각 전문분야별로 협회를 구성하고 있고,
정기적으로 1년 또는 격년을 주기로 회의를 개최하고 있으며,
개최지를 매번 다르게 순회하면서 개최한다.
협회회의의 회의기간은 보통 4일내지 5일이지만
때로는 2일 또는 3일 심지어 6일 이상이 되는 경우도 있다.
회의장소를 선정하는 경우
통상적으로 400명 이하의 회의는 한 장소에서 모두 이루어지는 것이 편하고,
400명 이상의 회의는 주로 전문 회의장(Congress center)에서 개최하는 것이 바람직하다.
그리고 모든 협회회의의 약 15%는 동시통역을 사용하고 있지만
기업회의는 동시통역이 드물게 이용된다.
○ 기업회의(Corporate Meetings)
기업회의는
기업의 임직원들을 대상으로 판매나
기술 훈련, 동기유발 등의 목적으로 하는 내부회의(Internal Meetings)와
기업과 관련된 외부인사를 대상으로 하는
신제품 설명회, 주주총회, 기자회견, 전시회 등의 외부회의(External meetings),
그리고 기업의 임직원 및 기업과 관련된
외부인사를 목적으로 하는 워크숍과 교육 등의
내외부합동회의(Meetings which are both internally and externally geared) 등
3가지로 나눌 수 있다.
이들 회의는 주로 당면과제가 발생하면 개최되며
협회회의에 비해 같은 장소에서 많이 개최된다.
