신상 여행

[컨벤션 : 시티브레이크 ]

록 페스티벌 시티브레이크가 8월9일과 10일, 서울 월드컵경기장에서 개최됩니다.

대표적인 해드라이너는 마룬 파이브이고, 오지 오스본, 네이버후드,뉴파운드 글로리 등이 출연합니다.

입장료는 1일권이 16만 5천원입니다.

[컨벤션: 펜타포트 락 페스티벌]

*3대 록페스티벌: 펜타포트 락 페스티벌, 시티브레이크,나우 페스티벌

펜타포트 록 페스티벌이 8월1일부터 3일까지 인천 송도달빛축제공원에서

개최됩니다.

해드라이너중 영국 록밴드 카사비안이 8월2일 출연할 예정이며, 불독맨션,수어사이달 텐던시즈,스타세일러가 출연할 예정입니다.

입장료는 1일권 8만8천원

[컨벤션 : 국제회의 마케팅]

1. 국제회의 마케팅의 정의

마케팅을 미국 마케팅학회의 정의위원회(The Committee on Definitions of the American Marketing Association)는 “생산자로부터 소비자 또는 사용자에게로 상품 및 서비스가 흐르도록 관리하는 제 기업활동의 수행”이라고 정의하고 있으며,

 Philip Kotler는 “개인과 집단이 제품과 가치를 창출하고 다른 사람과 교환을 통해서 그들이 필요로 하고 원하는 것을 획득하는 하나의 사회적 과정”이라고 정의하고 있다.

이렇듯 마케팅에 대한 정의는 다양하나 시스템접근방법에 의한 마케팅은 현재 또는 잠재적인 최종소비자나 산업사용자를 포함하는 시장을 위하여 필요를 만족시켜 줄 수 있는 재화나 서비스를 제공하기 위하여 계획․가격결정․촉진․유통을 위하여 수행하는 기업활동의 시스템이라고 할 수 있다.

그리고 마케팅관리란 조직의 목적을 달성하기 위하여 목표시장과 가장 효율적인 교환을 이끌 수 있는 프로그램을 분석․계획․실행․통제하는 경영활동을 말한다.

따라서 국제회의 마케팅은 국가나 지방자치단체, 공단, 협회, 연합회, 학회 등의 공기업과 사기업 등 모든 조직의 목적을 달성하기 위하여 국제회의시장을 분석한 후,

국제회의를 유치하기 위한 프로그램을 계획하여 유치하고, 유치한 국제회의에 보다 많은 참가자들이 참석하여 성공리에 개최하기 위한 일련의 활동을 말한다.

2. 국제회의 마케팅 계획

마케팅계획이란 마케팅 믹스의 주요요소에 대한 장기프로그램의 수립, 즉 제품․유통경로․가격구조․판매촉진활동의 구체적인 의사결정을 하는 과정이며,

각 믹스요소는 상호관련을 갖고 있으므로 이들에 대한 계획은 동시적으로 조정되지 않으면 안된다.

마케팅 계획의 구성요소는

첫째, 시장이나 경쟁, 상품, 유통경로, 촉진프로그램 등에 대하여 치밀한 분석과 검토 등의 상황분석(Situation analysis)으로서 마케팅운영이 현재 어느 위치에 있는가(Where are we now?)를 분석하는 것이고

둘째, 목표(Objectives)의 설정으로서 마케팅 운영의 발전방향은 어디인가(Where do we want to be?)를 결정하는 것이며 마지막으로 설정된 목표를 달성하기 위한 적절한 전략과 전술(Strategy and Tactics)로 어떠한 수단방법을 동원하여 효과적으로 달성할 것인가(How can we best reach our goals?)를 결정하는 것이다.

 이러한 것들은 모두 주기적으로 실적이나 성과를 평가하고 통제해야 한다.

국제회의 마케팅 계획을 수립하기 위한 마케팅 믹스 요소를 결정하기는 상당히 어렵다. 국제회의 마케팅의 핵심은 국제회의를 유치하고 개최하는 것이므로 이를 위한 마케팅 계획은 다음과 같은 단계로 수립해 나가면 될 것이다.

1) 국제회의 유치부문

가. 자국의 입지 및 개최 여건 등의 현황 파악

나. 국제기구 및 학회 등 전체 국제회의 시장 파악 및 분석

다. 국제회의 마케팅 전문조직 구성 및 활동

라. 유치하고자 하는 목표시장 선정

마. 목표시장에 대한 시장조사 및 분석

바. 유치 경쟁상대 파악 및 분석

사. 공략대상 선정 등 마케팅 전략 수립 및 시행

2) 국제회의 개최부문

가. 국제회의에 참가할 가능성이 있는 대상을 파악한다.

나. 국제회의 목적과 예산, 기대치 등을 고려하여 목표로 하는 참가자 수의 규모를

     정한다.

     목표로 하는 참가자 수의 규모는 최소 참가자 수와 함께 최대참가자 수도 정해야

     한다.

다. 최소한의 참가자 수 이상이 참가하도록 하기 위하여 마케팅 대상을 세분화한다.

라. 세분화된 마케팅 대상에 대한 마케팅 전략을 수립하여 시행한다.

3. 국제회의 마케팅 관리자의 역할

국제회의 마케팅 관리자는 마케팅 목적을 효과적으로 달성하는 데 있으므로

통제불가능한 마케팅환경요소(Uncontrollable marketing environmental factors)를 참작하고 자신이 통제가능한 마케팅도구들(Controllable marketing tools)을 적절히 혼합하여 마케팅전략을 수립․시행하여야 한다.

1) 통제불가능한 마케팅환경요소

통제불가능한 마케팅환경요소에는 국내환경 중 통제불가능한 경제적환경이나 경쟁구조, 정치환경 등이 있으며, 또한 다음과 같은 해외환경의 통제불가능한 요소가 있다.

가. 문화적 요인

나. 경쟁적 요소

다. 경제적 요소

라. 정치적 상황

마. 지리적 요인 등

2) 통제가능한 마케팅 도구

통제가능한 마케팅 도구는 일반적으로 마케팅믹스라고 하는 내부환경의 제품(Product), 가격(Price), 유통경로와 물류(Place; Channels of distribution and Physical distribution), 촉진(Promotion)을 말하며 이를 국제회의 마케팅에 적용하면 다음과 같다.

가. 국제회의 유치 및 개최 계획 수립

나. 목표시장 선정

다. 개최장소 선정 및 참가비 등의 가격 결정

라. 관광 상품 결정

마. 홍보 및 광고 전략 수립 및 시행

바. 예산 편성

사. 인센티브 등 서비스 제공

아. 전시회 개최 유무 결정

자. 마케팅 자료 수집, 분석, 활용 등

[신상 : 여행용 베개]

오랫만에 재미있는 신상을 발견했습니다.

캐나다 회사에서 만든 여행용 베개입니다.

참 편리하게 잘만든 아이디어 상품입니다.

[전시회] 프랜차이즈 창업박람회

서울 코엑스에서 프랜차이즈 창업박람회 2014 가 7월 31일부터 8월2일까지 개최됩니다.

창업에 관심있으신 분들은 참관해봐도 좋을 듯 합니다.

입장료는 5천원인데 사전등록하시면 무료입장이 가능한 것 같습니다.

자세한 내용은 홈피를 방문하시면 됩니다.

문화/기타

프랜차이즈 창업박람회 2014

World Franchise Expo 2014

2014-07-31 ~ 2014-08-02

10:00~17:00 (2일 16:30 마감)

코엑스 B홀

worldfranchiseexpo.co.kr

[컨벤션 강의 : 제10강]

국제회의 단계별 추진계획 수립

국제회의의 개최가 확정되는 시기가 대부분 전전차 총회 또는 이사회에서 결정되고 개최주기가 1년내지 4년임을 감안할 때 준비기간이 최저 2년 이상이 된다.

그에 따른 일정별 주요 준비계획을 다음과 같이 수립할 수 있다.

단 국제회의 개최주기가 1년 일 경우는 전차총회가 1년전이므로 준비일정 및 준비사항을 다소 조정해야 한다.

1) 개최지 및 일자 확정 이후부터 전차회의까지

가. 조직위원회 및 소규모 사무국 구성

나. 전차총회시 사용예산을 포함한 소요예산 편성 및 승인

다. 국제회의 참가규모에 따른 회의장 및 숙박시설 확보(가계약)

라. 회의 참가자들의 편의를 제공할 수 있는 항공편 확보(가계약)

마. 국제기구 본부 임원의 현지 답사와 회의장 최종확정

바. 국제회의 개최 홍보자료 작성 및 홍보물 제작

사. 전차 총회시 개최할 국제회의 참가 유도를 위한 “한국의 밤”등의 전야제 행사 준비 및 개최

2) 전차회의 이후부터 1년 이전

가. 최종 예산 확보 및 승인

나. 국제회의 공식 로고 및 포스타 제작

다. 승인기간이 1년 이상이 소요되는 현수탑 설치허가 및 기념우표 발간 추진

라. 공식적인 홍보 개시

마. 국제회의기획업체 선정 계약

바. 가계약된 회의장, 숙박시설 및 항공편 등 정식계약

사. 분야별 책임조직을 세분하여 사무국 확대

아. 기본프로그램 확정

자. 연회 및 사교행사 등 각종행사에 필요한 장소 및 시설 예약

차. 회의, 연회, 공연, 수송 및 관광 등 국제회의관련 필요 업체와 계약

3) 6개월 이전

가. 최종 일정별 추진계획 확정

나. 부대행사 및 연사 등을 포함한 최종 프로그램 확정

다. 언론매체에 국제회의 보도자료 배포

라. 회의장 및 관광지 등을 포함한 행사장 현장 조사

마. 항공사의 이용절차 및 스케줄 점검

바. 호텔예약 및 등록서 제작 및 발송

사. 스폰서 확보

4) 3개월 이전

가. 할인 등록 마감 및 등록 확인서 발송

나. 인력수급계획 확정

다. 회의장 레이아웃 확정

라. 연설문 등 발표자료 수집

마. 회의장 시설 및 통역시설 등 최종 사용계약

바. 호텔 객실 등 참가자 수에 따라 블록 조정

사. 기념품 및 각종 행사용품 제작 의뢰

아. 회의관련 각종 가이드북 배포

5) 1개월 이전

가. 사무국을 회의장 또는 회의장 근처로 이전

나. 최종프로그램 및 각종 안내서(연회, 관광, 사교행사 등 포함) 제작 및 발송

다. 외부 고용인력 활용계획 수립

라. 도상훈련 실시

마. 호텔 객실 예약 최종 마감

바. 참가자 이동계획 확정

사. 국제기구 본부 사무국 직원 및 초청인사의 항공권 송부

아. 보도자료 작성 및 배포

자. 회의 및 각종행사에 소요되는 현수막, 배지, 안내표지판 등 발주

차. 기념품 및 각종 행사용품 입고

6) 2주 이전

가. 국제기구 본부 사무국의 회의장내 설치

나. 연회, 사교행사, 이벤트행사 등 최종 점검 및 계약

다. 공항내 환영데스크 설치 및 운영

라. 외부 고용인력 채용 및 교육

마. 참가자 현황 등 회의규모에 대한 보도자료 배포

바. 회의 자료 및 각종 행사에 필요한 초청장, 비품, 인원, 집기 등 최종점검

7) 3일 이전

가. 현장 점검 및 최종 리허설

나. 초청인사 참석여부 확인

다. 방송 및 신문 등 언론 매체 참석 확인

라. 외부 행사에 대한 기상 악화 등 비상시 대처 방안 확정

8) 회의 종료후

가. 환송 및 출국 편의 제공

나. 감사서신 발송

다. 경비 정산

라. 결과보고서 발간

마. 조직위원회 해산

매일 구름이 꽉 찬가운데 구름이 악어를 만들었네요

[등산] 관악산 계곡 탐방

관악산이 심한 가뭄에 물이 다 말라버렸네요~

<오늘의 산행 코스: 서울대~무너미고개~서울대수목원~국기봉~관악산산림욕장>

버스로 서울대 안으로 도착 이 길로 출발

용천주에 왔는데 물이 없습니다.

무너미고개를 넘어갑니다.

물이 있어야 할 계곡이 바짝 말랐습니다.

서울대수목원 뒷문이 보입니다.

이제는 문을 열고 정해진 시간마다 사람들을 통과시키고 있네요. 

불성사 옆 능선을 타고 갑니다

삼성산이 눈에 들어오네요..

안양쪽 사방댐도 보입니다.

국기봉이 보이기 시작합니다. 너무 덥네요

웬만큼 올라왔더니 팔봉능선이 한눈에 보입니다.

불성사가 자리잡고 있네요

거의 다 내려왔습니다.

여기서 종합운동장쪽으로 향합니다.

전망대입니다.,

관악산산림욕장을 나왔습니다.

[전시회] 미켈란젤로전

미켈란젤로전이 창원컨벤션센터에서 7월25일부터 8월 31일까지

개최됩니다.

관람하실 분은 24일 이전에 예매해놓으시면 30%할인 받을 수 있다고 하니

홈피를 방문하셔서 알아보시면 좋은 것 같습니다.

	미켈란젤로전
	Michelangelo Buonarroti
	전시회
	경상남도, 창원시
	창원컨벤션센터
	기획 - Creative Directors Group
	http://blog.naver.com/directorsno1
	창원컨벤션센터 제 1전시장
	2014-07-25 ~ 2014-08-31
행사시간 :	10:00 ~ 20:00
	미켈란젤로 작품(피에타, 다비드, 아담의 창조 등), 드로잉 작품 및 소품
	대인 - 12,000원 / 소인 - 9,000원(48개월이상 만 19세미만)

[컨벤션]

국제회의 준비계획서 작성

국제회의를 유치가 확정되면 국제기구 및 협회 등의 본부와 개최국 조직위원회 간에 국제회의 전반에 관한 서로의 의무사항 및 권리사항 등을 포함한 국제회의 준비계획서를 작성하여야 한다.

이렇게 작성된 국제회의 준비계획서는 국제회의를 개최하는데 필요한 기본지침서가 되며 이 내용은 국제회의를 개최하는데 따른 모든 분쟁의 소지를 막을 수 있을 뿐만 아니라 서로의 책임을 명확히 하기 때문에 혼란을 피할 수 있다.

국제회의 준비계획서를 작성할 때는 모든 내용을 세심하고도 신중하게 검토하여 결정해야한다.

세계총회와 지역총회를 동시에 개최할 때를 가상하여 국제회의 준비계획서를 작성하여 보면 다음과 같으며 XXX는 국제기구 또는 협회 등을 말하고 세부사항은 Annex와 Time-Table로 작성하면 된다.

국제회의 준비계획서는 한국과 외국이 공동으로 준비해야하므로 공용어인 영어로 작성하면 된다. 

< 국제회의 준비계획서 >

1. GENERAL ORGANIZATION OF THE CONGRESS

1.1 Place

Decides by World Board of XXX Member who offers to host the Congress: Directorate of ......

1.2 Dates & Program

The dates of the Congress are decided by the World Board of XXX after proposal from the host and after a survey has been made the Directorate General of XXX of the calendar of the other international and/or regional meeting of XXX and of other major organizations.

1.2.1 Duration

With an exception to the host countries for which the week does not end on Sunday, Congresses open on Tuesday morning and close on Friday evening.

A meeting of the World Board, usually takes p[lace on Sunday or Monday proceeding the opening day of the Congress.

A special Regional meeting can organised on that same Monday by the Region the host belongs to. This “Regional day”plays the role of the Annual Conference and Regional Assembly of the Region involved.

1.2.2 A draft outline scheme for the programme is proposed in Annex...... .

1.3 Theme

The theme of the Congress is decided by the World Board after a proposal from the host and after a survey is made by the Directorate General.

1.4 Session Chairman and Speakers

It is the task of the host, and of the World Board of XXX to assist the Directorate General of XXX in searching for Chairman and Speakers.

1.5 Preparation of the Congress

The Directorate General if responsible before the World Board for the preparation of the programme and the general organization of the Congress.

Because of the time necessary to prepare the Congress itself, to work-out the working papers and product these documents in three language, it is a strong need to follow the time table prepared in co-operation by the Directorate General and the host. A typical time table forms Annex...... .

Two preparatory visits are made, on the spot, by representatives of the Directorate General. The host will endeavor to obtain travel and accommodation facilities for them.

1.6 Participation

The Annual Congress of XXX is open to any person who wishes to attend, provided they have paid corresponding registration fees(see paragraph 1.8.3)

The General Assembly is open only to XXX members.

1.6.1 Delegates and accompanying persons

Experience has shown that the number of delegates is normally 300 to 500; 100 to 200 is an average number of accompanying persons.

1.6.2 XXX HQ’s staff, interpreters

The number of XXX HQ’s staff is about 8.

Interpreters are 6(3 languages) or 8 (4 languages). Searching for interpreters and payment for their services is the responsibility of XXX.

1.7 Opening of the Congress

1.7.1 Personalities to be invited

The host will make proposals in good time to the Directorate General of XXX(see typical time table Annex...... in order to establish the list of the local personalities to be invited to the Opening Session of the Congress.

1.7.2 Protocol

This list should contain, not only the names, but the order of precedence and formal titles to be used in writing or in conversation and speeches.

1.8 Accommodation and registration to the Congress

1.8.1 Hotel selection

Selecting the hotels is the responsibility of the host. XXX will ensure that the proposed tariffs are reasonable. It should endeavor to obtain free accommodation for the XXX HQ’s staff (usually 1 free room 30 rented to delegates).

For practical reasons (room reservations and transport) it is preferable to select one hotel only, close to the Congress premises or, even better, an hotel equipped with meetings facilities(Regional Day, Congress, General Assembly, World Board). In the case of only one hotel being selected, the delegates make their hotel reservation directly to the hotel.

If several hotels have to be selected, the host, or a travel agency selected by him, may be preferred for being responsible for co-ordinating the reservations.

In all cases, delegates will be informed that XXX should not been liable to solve a dispute between a delegate and the organization in charge of co-ordinating(or dealing with)the reservations.

A first indication about the number of rooms to be blocked is given by XXX approximately 18 months prior to the Congress.

The hotel or the travel agency fix a “cut off date”from which they are free to use the non-reserved rooms as they wish.

1.8.2 Congress registration and hotel reservation forms

The Congress registration forms have to be prepared by XXX. The hotel reservation forms are the responsibility of the organization involved(hotel-host-travel agency.....).

The latter will address a sufficient number of copies these forms to reach XXX at the date mentioned on the time table(Annex......). XXX will be responsible for including these hotel reservation forms in the documentation sent to the potential delegates.

Registration and hotel reservation forms shall be made as simple as possible. Also no doubt should exist about addressee of each separate copy of the form.

An example of a typical registration form to be adapted to each Congress forms Annex....... .

An example of a typical hotel reservation form to be adapted to each Congress forms Annex...... .

1.8.3 Registration fees

The amounts of the registration fees is decided by the World Board following a proposal made by the XXX Directorate General.

Total amount of the registration fees is calculated to cover the expenses which are not the responsibility of the host, in particular simultaneous interpretation, publication of working papers in several languages and closing dinner.

A special discount is granted to delegates registering before a certain date mentioned on the registration form(see time table-Annex......).

According to an established custom, the following persons are exempt from paying registration fees:

- Chairmen, moderators and speakers belonging to organizations which are not members of XXX

- XXX staffs

- Delegates(up to 20)designated by the host

- Honorary members of XXX

1.8.4 General information

The host shall provide XXX on due course(see time table-Annex......) with all necessary information for the stay in its country. Detail of this information forms Annex...... .

1.9 Welcome and Registration of the delegates

1.9.1 Welcome Service at the airport

A welcome service is provided at the airport by the host. Details concerning this item have to be worked out by XXX and the host of the Congress.

It is of prime importance that the delegates be directed without possible error to a meeting point where information, in the language(s) to be used during the Congress, about transport to hotel(s) and any initial assistance in case of Congress, difficulties encountered over immigration, customs formalities or lost property can be obtained.

1.9.2 Registration

XXX is responsible, with the assistance of the host, for delegates’ registration and collecting the registration fees(for those not having already paid it). The registration starts the day before the Conference.

After paying his registration fees, or after confirmation of an earlier payment, each delegate is given a badge allowing him to enter the Conference room and to take part in all activities and receptions organised during the Congress.

He also receive the appropriate documentation relevant to the Congress(programme, vouchers, working papers, invitations, etc.).

1.9.3 Welcome Service on site

If reception level is different to Congress level-make provision for a welcome desk in reception area.

1.10 Transport

A shuttle service is to be supplied by the host between the airport and the hotel(s).

Minibus is to be put at the disposal of XXX staff in case the Congress would not be held in the same hotel the staff is accommodated.

The host is also responsible for organizing transport between the hotel(s) and the Conference room, and the different events which take place on the occasion of the Congress.

It is essential that a full-time transport co-ordinator be appointed by the host, and that detailed and accurate transport schedules be distributed upon arrival to the delegates and displayed in the hotel(s).

XXX will provide the host in due time(see time table) with a draft transport planning.

1.11 Conference Room

The host is responsible for supplying the following facilities and equipment in accordance with the needs expressed by XXX

- One Conference room equipped with:

◦ Simultaneous translation equipment(3 or 4 languages)

◦ Sound and recording systems

◦ Audio-visual equipment corresponding to the requirements of the speakers.

- Ancillary room for the XXX Secretariat for storage and sorting of materials and equipment.

- Press office in close proximity to the Conference Room.

- Rooms for the working Committees.

- Registration desk in close proximity to the Conference Room.

- A Welcome/Information desk at the main entrance level of the hotel or Conference Center.

- Message Board

- Panel showing by country delegates present

- Individual pigeon-holes for distributing documents to the delegates(behind the registration desk if possible)

- Office and reproduction equipment

1.12 Social events linked to the Congress

1.12.1 Welcome reception

A welcome reception in the form of a cocktail party, offered by the host, preferably on the evening prior to the opening of the Congress or on the evening of the first day of the Congress.

1.12.2 Social day/afternoon

A social day may be organised by the host consisting of an excursion of sightseeing of a day or half a day.

1.12.3 Closing Dinner

A Closing Dinner offered by XXX, given on the last evening of the Congress. The assistance of the host is required for selecting the place, menu, the orchestra and arrangements according to local facilities.

Number of persons external to XXX to be invited to this function and sharing the expenses resulting from these invitations is to be discussed by the host and XXX.

1.12.4 Reception given by the host of the next Congress

A reception offered by the host of the next Congress to follow. Date and venue are to be discussed by the future host in conjunction with the host of the present Congress and XXX. Necessary assistance is given by the present to the future host.

1.12.5 Special programme for accompanying persons

It is customary for the host to organize a special programme for accompanying persons. Details are left to the responsibility of the host.

It is in any case recommended that accompanying persons may find in their hotels, all necessary information which could facilitate their stay in the country.

1.13 Press

1.13.1 During the period which proceeds the Congress, the host will endeavor to make this event known and to give to the press all details about the programme of the Congress and the aims of XXX.

To this aim, the host will address in good time, to XXX HQ, their requirements concerning the documentation he will need.

He will also address to XXX HQ:

- Information to be published in “XXX Info”

- Newspaper cuttings related to the Congress

- A list of local and international press representatives to be met during the Congress.

- A list of the representative, in country which XXX is located in, of the press of the host’s country.

1

13.2 Press Conference

A Press Conference is to be organized by the host during the Congress at the most appropriate moment decided by XXX and by the host. This Press Conference is chaired by the President of XXX, assisted by a representative of the host and by the Director General of XXX.

2. MISCELLANEOUS

2.1 Logo

The host will provide XXX on good time(see time table-annex......), with the logo to be used on all official documents related to the Congress and on the XXX Christmas cards.

2.2 Official Carrier

Contact is made by XXX, with the assistance of the host, with a local or national airline, for the appointment of the official carrier, in order to obtain:

- Travel arrangements for those attending the Congress(special fares)

- Free return tickets for XXX HQ’s staff and free return transport of the necessary fright(approx. 1 ton).

Mention of the “Official Carrier” will be published in all working documents, in the programme of the Congress and in XXX Info, distributed worldwide.

2.3 Travel Agency

The host shall propose to XXX the appropriate travel agency from the point of view of its reputation and price level. The role of the agency will be:

- To co-ordinate hotel reservation if necessary;

- to organize post-Congress tour for those who wish it.

2.4 Catering

2.4.1 Breakfasts

Hotels will be advised of the necessity to organise a quick breakfast service during the period of the Congress.

2.4.2 Coffee breaks

Coffee breaks must be organized close to the Conference room. The number of distribution units must be sufficient to ensure a quick service. A powerful sound or public address system should be used to call the delegates back to the Conference room.

Coffee breaks are the responsibility of the host if no sponsor is available.

2.4.3 Luncheons

Facilities should be provided for Quick luncheons. Luncheons are paid by the delegates if no sponsor is available. If possible, at one luncheon, tables should be grouped by Region according to numbers of delegates present(colored flags or other by Region).

2.4.4 Dinners

With an exception to the official functions, dinners are at the delegates expenses.

2.5 Car renting service

Selection is made with the support of the host in order to provide delegates with special rates. Some free trips between the airport and the hotel(s) for VIPs would be appreciated.

2.6 Sponsors

Search for sponsors is made by the host among local airports and national airline customers and suppliers. Usually, coffee breaks and transport linked with the Congress as well as the organization of the social day/half a day and of the programme of the accompanying persons are the responsibility of the host if no sponsor can be found.

Luncheons and dinners are also at the expense of the delegates, when no sponsor can be found or no official function exist.

It should be mentioned that, if known in time, the names and references of the sponsors will be printed on the programme.

Only sponsors are allowed to have their literature officially distributed to the delegates.

3. REMAINDER OF THE MAIN RESPONSIBILITIES OF XXX

3.1 Before the Congress

- General organization of the Congress in liaison with the host

- Search for Chairmen and Speakers. To prepare a first draft programme

- Preparing and mailing invitations

- Collecting working paper; reproduction and distribution

- Selecting hotels, travel agency and official carrier and expressing requirements concerning the Conference room and its equipment, in co-operation with the host

- Preparing a registration form and collecting hotel reservation forms in liaison with the host, the hotels and if necessary with the travel agency

- Registering delegates and ensuring the financial processing of the registrations

- Searching for interpreters and paying them for their services.

3.2 During the Congress

- General supervision of the Congress

- Close supervision of delegates’ registration and collecting the registration fees when necessary

- Liaisons with Chairmen and Speakers and the Conference room co-ordinator

- To ensure the Secretariat

- Liaisons with the local press in co-operation with the host

- Organization of the closing dinner offered by XXX

- Organization and Secretariat of the General Assembly.

4. STAFF TO BE PROVIDED BY THE HOST AND CORRESPONDING RESPONSIBILITIES

4.1 Management Staff:

4.1.1 Chief Project Manager

In charge of supervising, from the beginning, the organization of the Congress in co-operation with XXX.

During the Congress, attends to the proper working of the Congress in permanent contact with the representative of XXX HQ in charge of the Congress. Is in Particular responsible for protocol matters.

4.1.2 Welcome Service Co-ordinator

In charge of co-ordinating the welcome service and be ready to intervene at any moment in case of difficulty.

Make sure that the guidance system in direction of the meeting point at the airport works properly.

Supervises the bilingual welcome service hostesses.

4.1.3 PR Officer

For his job description, Please refer to 1.13:Press

4.1.4 Transport Officer

In charge of organizing and operating the transport system(delegates, guests, XXX staff and cargo):

- To see to it that the time schedule is rigidly adhered to;

- Prepares information to be distributed to the delegates on their arrival;

- Circulates and announces modifications to the schedule during the Congress;

- Displays every afternoon in the hotels, the transports schedule for the next day.

4.1.5 Conference room Co-ordinator

In charge of supervising the following operation in the Conference Room:

- To have the room properly cleaned;

- Availability of the personnel necessary to operate the room-technical personnel, hostesses;

- Availability of the technical equipment:

◦ screens

◦ audio-visual

◦ sound and recording

◦ interpreters’ booths;

- Work in close co-operation with the designated XXX representative for setting up the head table(name plates) and the use of the audio-visual equipment;

- Co-ordinates the actions carried out by:

◦ the Chief Technician

◦ the hostesses present in the Conference Room.

4.1.6 Chief Technician

Ensures the smooth operation of the aforementioned technical equipment: screens, audio-visual, etc.

4.1.7 Social Programme Co-ordinator

Organizes and supervises all social events during the Congress.

Assists closely the XXX staff in order to organize the closing dinner.

Organizes a special programme for the accompanying persons.

4.2 Other agents

4.2.1 bilingual hostesses

8 hostesses with following assignments:

2 at the welcome service(airport);

2 at the disposal of XXX for registration of the delegates;

2 at the disposal of the tribune and in charge of circulating the portable microphone during the intervention from the floor(if necessary);

2 at the Welcome Information Desk at the entrance level where the Congress takes place.

4.2.2 Assistants

2 at the disposal of XXX for assembling and distributing the documents in the pigeon holes.

4.2.3 Bilingual Secretary

1 at the disposal of the XXX Secretariat.

4.2.4 Audio-visual operator

1 at the disposal of the Chief Technician.

4.2.5 Operator for tape recording of the Sessions

1 at the disposal of the Chief Technician.

4.2.6 Reproduction Operator

1 at the disposal of the XXX Secretariat.

4.2.7 Photographer

1, preferably a “commercial” photographer, officially accredited to sell the pictures to the delegates.