[컨벤션 24강] 회의에 필요한 동시통역, 회의 기자재, 커피브레이크 등

[컨벤션 제 24강 : 동시통역 및 회의장 준비, 커피브레이크 준비 등]

 

1. 동시통역 준비

  가. 통역의 정의

       통역에는 크게 순차통역, 동시통역, Whispering통역이 있다.

 

○ 순차통역 : 2개 언어 위주로 이루어지며, 연사의 연설 후 통역사가 말을 전해 주고 통역이 끝나면 다시 연사가 말하는 것을 말한다.

그러나 시간 지연이 있으므로 국제회의 등에서는 자주 사용되지 않고 기업간 거래, 사업적 회의 등에서 주로 사용된다.

 

○ 동시통역 : 2개 이상의 언어가 가능하며 통역사가 통역 부스에서 발표자 등의 말을 Receiver를 통해 듣는 즉시 즉시 Microphone을 통해 다른 나라말로 옮기는 것을 말하며,

주로 국제회의나 학술회의 등에서 사용되며 통역사가 집중할 수 있는 시간이 한정되므로 두 명 이상의 통역사가 동시에 필요하다.

 

○ Whispering 통역 : 바로 옆에서 속삭이듯 하는 통역을 말하며 동시 통역과 거의 비슷하나 통역 장비없이 속삭이듯 말한다는 점이 다르다.

 

나. 동시통역사 선정

국제회의에 필요한 동시통역사를 선정할 때는 국제회의통역사협회나 한국관광공사 등의 자문 및 추천을 받아 선정하면 편리하다.

그리고 동시통역사를 선정할 때는 발음이 정확하고 자연스러우면서도 생동감 있고 단조롭지 않은 음성을 지니고 있는 사람 중에서

능숙한 언어구사력, 광범위한 분야에 대한 폭넓은 지식과 상식, 언어의 이해 및 분석기술과 논리의 전개 및 유추능력을 보유한 사람을 선정해야 한다.

또한 선정된 동시통역사에게는 내용이 정확하게 전달될 수 있도록 원문과 통역내용이 일치하게 통역해 줄 것과 즉각적인 통역을 해줄 것을 요구해야 한다.

이렇게 하기 위해서는 국제회의 주최측이 사전에 해당 국제회의에 대한 개요 및 성격 등 각종자료를 제공해야 하며 동시통역사는 그 것들을 숙지해야 한다.

실례로 저자가 준비했던 국제회의에서 우리나라 최고라는 동시통역사가 회사의 상호를 달리 통역하는 실수를 범하는 경우도 보았다.

 

 

다. 동시통역관련 유의사항

 

○ 연사의 명단 및 직책에 대한 정보 제공

○ 발표원고 사전 제공

○ 사전에 연사와 통역사의 meeting 주선

○ 통역부스 내의 음료수 및 조명 제공

○ 통역부스 위치 선정시 연단 및 스크린과의 위치 고려

○ 연회시 필요할 경우 각 테이블마다 통역사를 배치

 

 

2. 회의용 기자재 준비

회의마다 회의발표자들이 보조수단으로 이용하는 시청각 기자재가 다양하기 때문에 사전에 발표자들에게 필요한 기자재가 무엇인지를 파악하여 준비하여야 한다.

이러한 기자재는 시설업체나 기자재임대업체 또는 국제회의기획업체와 상의하여 준비하면 된다.

 

가. Screen : 영상물을 상영하는데 필요한 영사막으로 고정형과 이동형이 있음

 

나. OHP(Over Head Projector) : 아세테이트 혹은 투명필름에 작성하여 스크린에  

     투영하는 기기

 

다. Slide Projector : 슬라이드 필름을 상영하는 기기

 

라. Opaque Projector : 사진 또는 잡지 등 불투명한 인쇄물을 투시하는데

    사용되는 기기

 

마. Computer Video Projector : 최근 가장 많이 사용되는 기기로 컴퓨터 화면을

     그대로 슬라이드처럼 영사하는 장치

 

바. Multi-slide Projector : 슬라이드 필름을 동시다발로 상영하는 기기

 

사. 영사기 : 8㎜, 16㎜, 35㎜ 등 필름의 규격이 다양하고 교육 및 산업용으로는

     주로 16㎜를 많이 사용

 

아. Tape Record : 카세트 테이프 또는 릴 테이프가 있음

 

자. Video : 테이프는 VHS와 BETA가 있으나 최근에는 거의 VHS가 주류를

      이루며 NTSC방식과 PAL방식, SECAM방식이 있으므로 반드시 확인을

      해야 함

 

차. Multi-vision : 여러 개의 화상으로 상영하는 기기

 

카. Video-teleconferencing System : 화상회의에 필요한 시스템

 

타. Holographic Projection : 3차원 영상으로 표현하는 기기

 

파. 동시통역장비

 

하. 유․무선 마이크 등

 

 

3. Coffee Break 준비

커피브레이크는 연속적으로 진행되는 회의참가자들의 지루함을 없애주고 기분전환을 위하여 커피나 홍차 등의 음료와 간단한 스넥류를 제공하는 행사이다.

커피브레이크는 보통 회의중간에 휴식시간을 배정하여 별도의 장소에서 실시하거나, 회의장 한편에 음료 등을 비치하여 놓고 회의참가자들이 회의중 자유롭게 이용할 수 있도록 하는 등의 형태로 진행된다.

 

별도의 시간을 배정하여 Coffee Break를 실시할 경우에 장소는 보통 회의장앞 로비나 인접한 룸에서 제공되는 것이 일반적이며,

시간은 오전 및 오후에 각각 한번씩 하루에 두번을 실시하고 소요시간은 30분내외가 적당하다.

제공되는 음식물은 커피와 차, 소프트드링크 등의 음료와 함께 비스킷, 롤빵 및 과일 등 오찬이나 만찬시 부담을 주지 않을 정도의 음식물을 제공하며

오전과 오후 등 시간대에 따라 구분하여 메뉴를 선정하는 지혜가 필요하다.

 

각종 음료의 제공시 용기는 반드시 찻잔을 사용하고 종이컵은 지양하여야 한다.

편의성 때문에 종이컵을 고려할 수 있으나 일부국가를 제외하고는 종이컵사용은 상당한 결례가 됨을 명심해야 한다.

 

회의장내에 음료테이블을 비치하거나, 별도로 장소를 마련하여 음료를 제공할 때는 음료가 부족하지 않도록 수시로 보충토록 호텔 측에 요청하여야 하며,

소요량에 대한 산정은 잔수보다는 일정단위 용량으로 계산하는 것이 바람직하다.

 

Coffee Break는 주최측에서 회의의 일환으로 병행하여 제공하는 것이 일반적이나, 스폰서의 유치가 가능하다면 스폰서를 유치하고,

행사유인물 등에 스폰서쉽을 명시해주고,

해당 행사시 Banner게시 등을 통한 자체 Promotion등을 일정범위 내에서 허가하는 등의 방법을 활용하여,

행사개최에 관련업체의 참여를 많이 유도하고 주최측으로서는 비용절감 등의 효과를 기대해 볼 수 있다.

스폰서 유치시에는 참가자가 일정규모 이상되는 회의는 시간대별로 스폰서를 유치할 수도 있으며,

참가자 규모가 작은 회의는 회의 전체의 Coffee Break행사를 묶어 단일 회사에서 담당하는 방법 등을 활용할 수 있다.

 

4. 기타 준비사항

   가. 회의전 발표자료 제작 및 배포

   나. 회의장 운영요원 확보, 교육 및 배치

   다. 회의장별 좌장 및 발표자, 토론자 선정

   라. 회의에 필요한 모든 자료, 장비 등의 예비품 확보 및 비치

   마. 현수막 및 안내표지판 등 제작 및 설치: 현수막이나 안내표지판, 명패 등은

        회의장 또는 호텔과 거래가 있는 업체를 선정하면 그들은 이미 회의장에

        대해서 잘 알고 있으므로 불필요한 시간을 절약