[컨벤션 23강] 국제회의 개회식/폐회식 준비사항

[컨벤션 23강 : 국제회의의 개․폐회식 준비

소규모 회의를 제외한 대부분의 국제회의는 개․폐회식을 정식프로그램으로 선정하여 일정 형식을 갖추어 진행한다.

폐회식은 주로 마지막 회의가 종료될 때 폐회선언으로 간단히 끝나기 때문에 설명을 생략한다.

그러나 개회식은 해당 국제회의의 첫인상을 참가자에게 주는 중요한 행사로 행사는 간단하지만 소홀히 할 수 없으며,

우리나라의 경우는 특히 격식을 중요시 여기는 풍조가 강해 해외 귀빈보다도 오히려 국내 참가 귀빈을 더 신경쓰게 되는 경우가 많다.

따라서 개회식의 준비는 치밀하고도 체계적으로 준비해야 하며 도상훈련은 물론 시나리오까지 작성하여 사전 리허설까지 해봐야 한다.

개회식을 준비할 때 필요한 사항 및 절차는 다음과 같다.

 

가. 개회식 장소 선정

 

나. 개회식 프로그램 수립

 

다. 개회식 프로그램에 따른 세부추진계획 수립

 

라. 개회식 국내외 초청대상 및 참석대상 파악

 

마. 개회사, 환영사, 치사 및 축사 등 개회식에 필요한 VIP 및 사회자 선정:

    국제회의마다 조금씩 다르지만 개회사는 주로 해당 협회의 회장이나

    조직위원장이 하는 경우가 많고

    환영사의 경우는 해당 총회의 장 또는 조직위원장이 하는 경우가 많다.

    치사의 경우는 해당회의의 총책임을 맡고 있는 조직위원장보다 지위가 높은

   사람들 주에서 선정하면 되며 축사는 국내외 VIP를 선정하되 1~2명이

   바람직하다.

   국내 인사가 대상일 경우 대부분 연설문 초안은 조직위원회에서 작성을

   해 주어야 한다.

 

바. 환영사 및 축사 등에 필요한 국내외 VIP가 있을 경우 초청장 발송 및

     해당 연설문 입수 및 개회식 프로그램 인쇄

 

사. 단상인사 선정 및 좌석 배치: 단상인사를 선정할 때는 회의장의 단상 규모와

     의자크기 등을 고려하여 단상인사의 수를 정한 후 그 대상을 선정하고 좌석

     배치 시에는 배열에 각별히 신경써야 한다.

 

아. 개회식에 필요한 VIP 대기실 확보 및 영접요원 배치: 반드시 VIP 대기실을

     확보하고 영접요원을 배치하여 소홀함이 없어야 하며 동시에 행사장에 들어갈

     수 있도록 하여야 한다.

 

자. 개회식에 동원될 연주자 및 필요한 멀티슬라이드 등의 확보 및 위치 선정

 

차. 참석대상자 명찰, 안내표지판, 음료수, 각종 인쇄물 제작 및 비치

 

카. 동시통역장비 및 스피커 볼륨 등 각종 행사장비 점검

 

타. 도상 훈련 및 리허설