국제회의의 유치
국제회의중 유엔, 유엔전문기구 및 기타 정부간 기구의 총회, 이사회 등은 통상적으로 해당기구의 사무국 소재지에서 개최되나
일부 국제기구의 총회 또는 지역회의는 순번에 의하거나 유치 희망국의 요청에 따라 사무국 소재지 이외의 국가에서 개최될 수 있다.
국제회의는 정기 또는 부정기적으로 개최되며 대규모 국제회의는 대개 주기적으로 개최된다.
또한 국제회의 개최지 결정은 대부분 전전회의시 결정되므로 국제회의를 유치하기 위해서는 그전에 유치 의향서 등을 국제기구에 제출해야 한다.
국제회의를 개최하기 위해서는 국제회의 준비에 필요한 조직위원회 구성시 유관기관을 빈틈없이 선정하여 필요한 지원사항이나 준수사항 등을 사전에 협의하여 회의 진행중 발생 가능한 제반문제를 미연에 방지해야한다.
우리나라는 2000년대 초반까지만 해도 우리나라는 국제회의시설이 미비하여 대규모회의를 유치하는 데 실패한 경험도 가지고 있다.
그러나 이제는 국제회의 기반시설이 어느 정도 확충되었으므로 국제회의를 유치하기 위한 국제회의 전문 인력을 양성하기 위한 지속적인 노력과 적극적인 마케팅 활동이 필요한 시기이다.
1. 국제기구의 유치 방식
국제기구의 유치방식에는 특정국가 1개국만을 초청하여 개최하는 회의와
아시아태평양지역회의와 같이 특정지역에 한정해서 초청하는 Closed bidding방식, 전세계를 대상으로 의향서를 받되 그중 몇 몇 국가를 선정하여 우선 협상하는 Limited Open bidding 방식
그리고 전세계 회원국을 상대로 개방하는 Complete open bidding 방식이 있다.
2. 국제회의 유치 절차
가. 국제기구 등의 본부로부터 입후보 신청서 접수
나. 입후보조건 및 유치타당성 검토
다. 국제기구 등에 가입한 국내 단체 및 협회의 국제회의 유치결정
라. 국제행사개최계획서 제출
(10억원 이상의 국고지원이 필요한 국제행사주관기관에 한하며 최초로 국고지원이 필요한 연도의 전년도 3월말까지 국무총리소속하의 국제행사심사위원회에 제출해야하며,
사전에 국제기구 등에 유치의향서 등을 제출할 필요가 있는 경우는 제출 전에 당해 국제행사개최계획서를 위원회에 제출하여야 함:국제행사의유치․개최등에관한규정)
마. 국제기구 본부 및 개최장소 결정권자에 공식 및 비공식으로 국내유치의향서 및
유치계획서 제출
바. 입후보
사. 국제회의 유치활동
아. 국제기구 등의 본부 임직원의 국제회의 개최 신청 장소에 대한 현지 답사
자. 국제기구 등의 국제회의 개최지 결정 (공식서한 통보)
3. 국제회의 유치 요령
국제회의를 유치하기 위해서는 우선 전세계의 국제기구 및 그에 가입한 국내의 협회나 단체현황을 파악하고
우리나라에서 개최된 적이 없거나 개최된 지 오래된 회의 등 유치가능성이 높은 국제회의를 선정한 후 선정된 국제기구의 국내 협회나 단체에 국제회의 유치의향과 개최능력 여부를 확인한다.
확인이 되면 해당 국제기구로부터 유치에 관련된 제반사항을 입수하여 분석한 후
그 절차에 맞춰 유치계획을 수립하고 해당 국제기구에 유치의향서 또는 유치계획서 등의 제안서를 제출한다.
그리고 국제회의 개최지 선정에 영향력을 행사할 수 있는 이사국 및 회원국에 협조요청을 해야 하며
국제기구 소재 우리나라 대사관 및 영사관, 민간단체 등을 통하여 로비활동 등을 전개하는 등의 치밀하고도 조직적으로 유치활동을 국제기구에서 개최지가 확정될 때까지 최선의 노력을 경주해야 한다.
4. 국제회의 유치 지원기관
우리나라는 문화관광부 관광국과 한국관광공사 컨벤션뷰로에서 국제회의 유치활동 및 국내 개최 국제회의 운영지원 등을 지원해 주고 있다.
컨벤션뷰로에서 지원해 주고 있는 사항을 세부적으로 살펴보면 다음과 같으며 국제회의를 준비하는 개최국의 조직위원회는 국제회의 개최 준비시 긴밀한 협조 하에 최대한 이를 활용하여야 할 것이다.
가. 국제회의 유치를 희망하는 단체에 대한 지원
○ 국제회의 유치절차 안내 및 자문
○ 유치제안서 작성 및 환영서신 제공
○ 국제기구 간부 사전답사 지원 및 기념품 제공
○ 한국홍보 간행물 제공 및 비디오 대여
나. 국내 개최가 확정된 국제회의 주관단체에 대한 지원
○ 국제회의 개최 관련 정보 제공 및 자문
○ 참가안내서 인쇄, 관광프로그램 운영, 문화예술공연, 기념품 지원
○ 한국 홍보 간행물 제공 및 비디오 대여
○ 멀티 슬라이드 상영 및 관광 안내데스크 운영 지원
○ 한국관광공사 해외지사망을 통한 홍보
다. 홍보 선전 활동
○ 업계와 공동으로 국제회의 유치 캠페인 전개
○ 광고 및 언론인 초청 지원
○ 국제회의 관련 전시박람회 참가
○ AACVB(Asia Association of Convention and Vistor Bureaus) 등 관련
국제기구와의 협력활동
라. 국제회의 관련 교육 및 산업전 개최
○ 국제회의 산업전 개최
○ 지방 국제회의 설명회 개최
○ 전문인력 양성교육 실시
○ 컨벤션 캘린더 및 국제회의 개최현황 등 발간
