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[컨벤션 16강]국제회의 프로그램 작성

국제회의는 다양한 종류의 프로그램의 집합체이며,

 프로그램은 해당 국제회의의 종류와 관례 등에 따라 상이하지만 통상적으로 회의의 개회식과 폐회식, 각종 회의, 기자회견, 연회나 관광 등 사교행사, 전시회 등으로 구성된다.

각 프로그램은 가능한 많은 참가자를 유도할 수 있도록 다양하고 효율적으로 구성하여야 하는데 그러기 위해서는 각종 행사의 구성과 이의 효율적인 실행방법 등을 감안하여 결정하여야 한다.

참가자 다수의 관심이 있는 회의주제와 연사의 선정여부나 다양한 진행방법 등 프로그램의 구성과 내용에 따라 국제회의의 성공의 전제인 참가자 수에 많은 영향을 미칠 수 있다.

행사 프로그램은 해당 국제기구와 주최측이 협의하여 결정하는 것이 일반적이며, 대부분의 국제회의는 기본이 되는 골격을 갖고 있으므로 프로그램을 구성할 때에는 과거의 프로그램을 참고로 하여 작성하되,

주최측에서 변경이 가능한 부분은 주최측과 주최국의 특성을 살릴 수 있는 요소를 가미하여 해당회의를 부각시키는 것이 필요하다.

프로그램의 작성은 가능한 한 조기에 작성하여 확정하는 것이 이의 집행을 위한 집행계획이나 실행을 위하여 바람직하기 때문에 해당회의가 유치되면 회의장소의 결정과 병행하여 최우선적으로 처리하여야 할 업무이다.

1) 회의 프로그램

○ 회의의 구성: 국제회의 프로그램중에서 가장 중추적인 것이 회의 프로그램이다.

회의는 등록된 참가자 전원을 대상으로 하는 전체회의와 정해진 자격을 갖춘 회원이 참가하는 회의 및 해당 국제기구의 임원들이 참석하는 회의 등의 소집단회의로 나눌 수 있다.

즉, 개회식 및 폐회식 등 전체 회원이 참가하는 Plenary Sessions(General Sessions)와 일부참가자만을 대상으로 하여 주제를 심도있게 토의하는 Breakout Sessions(Workshop, Round Tables)가 있다.

Breakout Sessions는 같은 시간대에 서로 다른 주제를 다루는 여러 개의 소집단회의가 개최되는 Concurrent Sessions와 일정한 참가자격을 부여함으로써 참가대상을 제한하는 소집단 회의인 Prerequisite Sessions로 나눈다.

국제회의 프로그램을 작성할 때는 이러한 전체회의 및 소집단회의들을 적절히 구성하여 참가자들이 흥미를 갖고 참석할 수 있도록 해야하며,

특정계층 인사들에게 편중되지 않고 너무 빡빡하게 스케줄을 편성하지 않도록 하여 참가자들이 여유를 가지고 참석할 수 있도록 하여야 한다.

○ 회의 일정 결정: 회의의 형태를 결정한 후에는 회의별로 시간배정을 해야 한다.

시간배정은 주로 일자별/시간대별로 배정하여야 하는데, 통상적으로 회의일정은 매일 오전 09:00부터 16:30～17:00정도까지 개최하고 그동안 3～4개의 Session을 개최하는 것이 바람직하며,

그 이후의 시간은 연회 등 각종 사교행사에 할애하면 된다.

그리고 각각의 Session별로 참가자가 구분될 수 있을 경우에는 동시에 여러 개의 Session을 개최할 수 있는데 장소가 허락한다면 동시에 2～3개의 Session을 개최하여 참가자들의 선택의 폭을 넓히고 회의참여율도 높이는 효과를 가져올 수 있다.

○ Coffee break 배정: 매일 각 Session의 중간 중간에는 20～30분 내외의

    커피브레이크 등 휴식시간을 배정해야 한다.

○ 회의진행방법 결정: 회의 일정이 결정되면 다음에는 진행방법을 결정하여야 하는데,

진행방법에는 일방적인 연사의 연설을 경청하는 강연회형태, 하나의 주제에 대하여 서로 견해를 달리하는 수명의 패널리스트가 각자의 의견을 발표하고

이에 대하여 토론을 벌이는 심포지엄/포럼형태, 참가자들을 소단위 그룹으로 편성하여 주어진 문제를 해결하는 방식의 Round Table형태 등을 회의성격에 맞춰 적절히 계획하여야 한다.

[컨벤션 : 회의 분야 1]

국제회의 프로그램 기획

국제회의를 개최함에 있어 무엇보다도 핵심적인 것이 회의 분야일 것이다.

회의 분야의 주요 업무는 프로그램 편성 및 강연내용 등에 관한 국제기구 사무국과의 협의

그리고 초청연사의 선정에 관한 국제기구 사무국과의 협의와 연설문, 발표문, 공동성명서 등의 접수․배포 및 편집, 회의진행 전문요원의 확보․관리(사회자, 동시통역사, 속기사 등),개․폐회식 기획 진행 및 각종 회의장 확보 등이다.

이미 국제회의의 개념 등은 앞에서 설명하였으므로 생략하고 회의 분야의 주요 업무를 살펴보면 다음과 같다.

1. 국제회의 프로그램 기획

일단 국제회의가 국내에서 개최하기로 결정되면 회의 참석범위, 회의일정, 의제 등 회의 개최 및 진행에 관한 제반사항에 대해 국제기구 사무국과 충분한 협의를 하여야 한다.

또한 사무국과 개최국 간에는 회의 참가자의 특권과 면제부여, 참가자의 비자 발급 협조, 편의 제공, 예산 부담 등에 관하여 사전에 합의가 이루어진다.

통상 이러한 합의는 국제기구의 규칙에 규정되어 있는 것이 아니므로 서한의 교환 또는 합의서 형태로 이루어진다.

또한 국제회의의 프로그램을 편성하는 데에는 그동안 수많은 국제회의를 경험한 국제기구 사무국으로부터 각종 어려움이나 기술적인 지원 등을 해결할 수 있으므로 긴밀한 협조가 필요하다.

그리고 국제회의를 성공적으로 개최하기 위해서는 국제회의의 유치부터 회의 종료후의 마무리까지의 회의 전반에 대한 흐름 및 고려사항을 숙지하고 있어야 한다.

이러한 국제회의의 프로그램을 기획하는 데 필요한 고려사항을 단계 별로 살펴보면 다음과 같이 15단계로 나눌 수 있으나 준비기간에 따라 각 단계가 병합되어 이루어지기도 한다.

1) 제1단계: Establish Foundation (기본요소 결정)

    ○ Objectives(목표 설정)

    ○ Policies(운영방침 결정)

    ○ Dates(일시 확정)

    ○ Budget(예산 편성 및 확보)

    ○ Location(지리적 위치를 고려한 장소 선정)

    ○ Audience(회의 참가대상의 범위)

    ○ Social function(만찬이나 동반자관광 등의 사교행사 계획 수립)

2) 제2단계: Administration(운영관리)

    ○ Facility selection(회의 및 전시 시설 등 회의 운영에 적합한 시설물 선정)

    ○ Facility instruction(시설물에 대한 설비계획)

    ○ Transportation(항공편 및 이동 수단 등 교통수단 결정)

    ○ Staffing(조직위원회 및 사무국 등 회의 개최에 필요한 인원 구성)

    ○ Room arrangement(국제회의 참가자들을 위한 호텔 및 회의장 확보)

    ○ Workbooks, Badges(업무 편람 작성 및 배지, emblem 제작)

    ○ Food & Beverage (식음료서비스)

    ○ Registration(등록)

3) 제3단계: Research Subject(조사연구대상)

    ○ Field interview(현장인터뷰)

    ○ Questionnaire(설문조사)

    ○ Articles(신문기사)

    ○ Committee(위원회 의견)

4) 제4단계: Identify Topics(주제설정)

    ○ Problems(현재의 문제점 파악)

    ○ Trends(일반적 추세를 검토)

    ○ Interests(회원국 등의 관심분야를 고려)

    ○ Needs(주제의 필요성을 고찰)

    ○ Practices(구체적 실행방법)

5) 제5단계: Schedule Program (프로그램 기획)

    ○ Number of sessions(총회, 분야별 회의 등 개최할 회의 수 결정)

    ○ Timing of day(시간별 진행계획 결정)

    ○ Tracks(진행방식의 결정)

    ○ Subjects in each session(각 회의별 주제 선정)

6) 제6단계: Design Program (프로그램 설계)

    ○ Talks(연설내용)

    ○ Workshops(워크숍)

    ○ Participative projects

        (각 회의별 발표자 및 참가자 등의 회의 참여유도계획 수립)

    ○ Panels(패널토의)

    ○ Demonstrations(사례소개)

    ○ Teleconferencing(원격지 회의)

    ○ Video cassettes, movies(비디오,영화)

    ○ Roundtables(원탁회의)

    ○ Room setups(각 회의실의 룸배치)

    ○ Staging(회의장내 무대배치)

7) 제7단계: Select Speakers(연사선정)

    Sources for names(주제와 관련된 전문가 등 연사 선택 정보 수집)

   ○ Committee(위원회의 의견 수렴)

   ○ Consultants(자문위원 등의 의견 수렴)

   ○ Venders(소개인의 추천)

   ○ Staff(스텝진의 추천)

   ○ Editors(편집인의 의견수렴)

   ○ Associations(협회 의견 수렴)

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