국제회의의 가장 핵심이 되는 분야가 회의분야라면 국제회의를 성공적으로 유치하거나 개최하는 데 가장 중요한 분야는 홍보분야일 것이다.
홍보를 소홀히 하거나 가벼이 여기면 국제회의를 유치한다는 것도 어렵지만 국제회의를 성공리에 개최하는 것은 더욱 더 어렵다.
홍보는 마케팅과 직접적인 연관이 있으나 마케팅보다 훨씬 더 범위가 넓다.
홍보는 일반적으로 개인이나 기업, 단체 또는 관공서 등이 일반 대중의 이해나 관심을 끌기 위해 스스로의 생각이나 계획, 활동, 업적 등을 널리는 활동을 의미한다.
이 장에서는 홍보활동을 국제회의 유치 전, 국제회의 유치 후 개최전, 국제회의 기간 중, 국제회의 종료 후 등 4단계로 구분하여 설명할 것이다.
1. 국제회의 유치전
국제회의를 유치하기 전에 하는 홍보전략이란 결국 국제회의를 유치하기 위한 전략이므로 주로 국제회의 시장을 대상으로 국제회의를 개최하고자 하는 장소에 대한 홍보전략이 필요하다.
국제회의 유치를 위한 홍보전략은 앞에서 이미 자세히 설명했으므로 생략한다.
2. 국제회의 유치후 개최전
국제회의의 유치가 결정되면 본격적인 홍보 및 마케팅 활동이 필요하게 된다. 국제회의에 최대한 많은 참가자가 참여하여야만 그 국제회의는 성공의 길로 갈 수 있기 때문이다.
국제회의 유치가 결정되면 조직위원회는 홍보분과위원회를 구성하여 홍보를 자체에서 할 것인가 또는 홍보전문업체에 대행할 것인가를 결정해야 하며 전체적인 홍보계획과 단계별 추진계획을 수립하여 시행해 나가야 한다.
1) 홍보대상 선정
가. 국외 단체 : 국제기구 및 협회 등의 각종 디렉토리 및 관련잡지 등의 자료를
수집하여 데이터화하여 그중 홍보에 적합한 대상을 선정한다.
나. 국외 개인 : 과거 개최되었던 국제회의의 참가자 리스트 및 회원국 주요 관련
인사의 리스트를 국제기구나 협회 등으로부터 입수하거나 회원명부 등을 이용
해 홍보대상을 선정한다.
다. 국내 단체 및 개인 : 국내의 국제회의와 관련된 기관이나 단체 및 업체 등의
리스트를 선별하여 홍보대상을 선정한다.
2) 홍보매체 선정
예산에 맞춰 선정하되 각 홍보매체의 특징을 파악하여 최소의 비용으로 최대의
효과를 누릴 수 있도록 하여야 한다.
방송이나 신문, 잡지, 인터넷 등 매체의 종류가 다양하기 때문에 매체의 성격에
맞는 홍보 방법을 선정하여야 홍보효과를 극대화할 수 있다.
주요 홍보매체의 특징은 다음과 같다.
가. Television: 전달범위가 광역적이고 접근이 용이하며 현장성이 있어 메시지
전달효과 가장 커서 일반대중을 상대로 한 홍보에 유리하나 비용이 많이
든다.
특히 뉴스나 시사 토론 프로그램, 심층기획보도 등을 활용하면 기대이상의
효과를 거둘 수 있다.
나. Radio: 비교적 비용이 적게 들고 특정프로그램에 의해 표적세분시장에 효과적
으로 메시지를 전달할 수 있으나 메시지의 노출시간이 매우 짧다.
다. 신문: 신축성과 적시성이 있는 매체로서 메시지를 빈번하게 제시할 때
유용하다.
국제회의 관련자가 독자투고란에 투고하거나 각종칼럼에 기고하면 홍보
효과를 높일 수 있다.
라. 잡지: 높은 질의 색채인쇄가 필요할 때 좋으며 전문지를 이용하게 되면 선택적
독자에게 메시지를 효과적으로 전달할 수 있다.
또한 기사를 작성할 때는 잡지의 목적이나 주 대상 독자층, 주요 취급기사
등을 토대로 작성해야 하며 토막뉴스나 기획기사를 투고하면 홍보효과를
높일 수 있다.
그러나 잡지는 다른 매체에 비해 신축성이 없고 빈번하게 메시지를 제시할 수
없다.
마. DM(Direct Mail): 모든 매체 중에서 가장 개성적이며 직접적인 매체로서
목표시장에만 메시지를 전달할 수 있으나 목표시장을 정확하게 파악하기가
어려운 단점이 있다.
국제회의에 참가를 권유하는 데 주로 사용되는 방법이다.
바. 기타: Brochure, 회원명부, Sales call, Tele-marketing 등
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