[컨벤션] 국제회의 개최 요령 ( 제8강 )

[컨벤션 : 국제회의 기획]

 

국제회의의 개최

 

  국제회의 유치가 결정되면 바로 유치위원회가 설립되어 있는 경우는 그 명칭을 국제회의 조직위원회 또는 준비위원회 등으로 규모나 참가자의 수 등에 맞게 변경하고

 유치위원회가 없을 경우에는 국제회의 조직위원회 또는 준비위원회(이하 조직위원회라고 함)를 구성하여 국제회의 개최를 준비해야 한다.

 일정규모 이상의 국제회의를 기준으로 설명할 것이다.

국제회의를 개최하기 위한 주요 기획내용은 다음과 같다.

 

1. 조직위원회 구성

 

개최지로 확정되어 국제기구로부터 공식서한을 받으면 바로 조직위원회를 구성해야한다.

조직위원회는 국제회의의 규모나 성격에 따라

주로 주요 정책을 결정하거나 자문, 지원 등의 역할을 하는 의사 결정기구와 실무조직인 사무국 및 각 분야별 책임조직 등으로 나눌 수 있으며

규모가 작을 경우에는 조직위원회 자체가 실무조직이 되기도 한다.

 

조직위원회는 국제기구본부와 함께 국제회의를 준비해 나가야 하며 국제기구 본부와 국제회의 개최 계약을 체결해야 한다.

조직위원회는 조직위원장과 실무조직인 사무국 및 각 분야별 책임조직으로 나눌 수 있으며

이와 별도로 국제회의의 격을 상승시키고 홍보를 강화시킬 수 있는 명예직 등을 둘 수 있고

실무에 필요한 지원 또는 자문을 구하거나 회의를 원활하게 진행할 수 있도록 언론사나 정부기관, 경찰청 등의 지원협의회 등을 구성할 수도 있다.

 

국제기구가 개최하는 대부분의 국제회의는

본부측 사무국의 준비위원회(Organizing Committee)와

그 회의를 유치한 개최국의 조직위원회(Host Committee)가 준비업무를 분담하여 상호 협의․조정하며 공동으로 추진하게 된다.

본부측 사무국은 주로 회의프로그램 편성과 의제 선정, 참가자격 결정, 발표자 및 소회의 의장 선정, 회의내용 및 대표단 활동 기록 등 주로 회의 운영 전반에 관한 준비를 담당한다.

 

개최국의 사무국은 참가자 편의를 도모하기 위한 항공편 확보, 회의장과 숙박시설, 전시장 등의 확보, 관광, 연회 및 사교행사 등의 이벤트행사 준비 등을 주관하게 된다.

개최국의 조직위원회는 회의개최를 위한 회의장 확보, 제반설비, 관련요원(통역사, 안내요원) 확보, 숙박 협조, 수송, 각종 사교행사 및 관광 등을 맡는다.

 

각 위원회의 소요 경비는 국제기구와 개최국이 각각 분담하지만

경우에 따라서는 사무국 측의 경비를 개최국에서 일괄 부담하는 예도 있으므로 상호 협의시 분명하게 결정해 두는 것이 좋다.

개최국의 조직위원회는 통상 사무국과 분야별로 책임조직(분과 위원회)으로 구성된다.

분야별 책임조직은 국제회의의 규모나 성격 등 상황에 따라 다양하게 구성할 수 있으며

일반적인 명칭과 주요 담당업무는 다음과 같으며 자세한 사항은 각 분야별로 뒤에서 설명할 것이다.

 

1) 사무국(Secretariat)

개최국 조직위원회 사무국의 업무를 시기적으로 나누면 회의 준비기간 중에는 국제기구사무국과의 연락, 조직위원회 보좌 및 각 분과 위원회의 준비 업무를 조정하며, 회의기간 중에는 서무를 담당하고, 회의종료 후에는 잔무정리 및 사후처리를 맡는다.

 

가. 사무국 설치

 

사무국을 조직하기 전에 먼저 예상업무량을 파악할 필요가 있다.

 단계별 추진계획에 의한 조직적 활동계획을 세우는 것이 중요하며 세부적 업무 추진량에 따라 인원을 충원한다.

회의의 규모에 따라 차이는 있으나 처음에는 기획요원 3-4명으로 준비를 개시하고 회의가 임박함에 따라 차차 증원을 하게 되므로 충분한 공간의 사무실을 확보해 두는 것이 좋다.

 

나. 인원 구성

국제회의 준비는 대체로 장시간의 노력을 요하게 되므로 인적구성에 있어서 관련업계로부터 차출된 인원 및 해당분야 전문가, 주관부서 직원이 가장 핵심적인 구성원이 된다.

국제회의를 주관할 여력이 없는 경우에는 국제회의기획업체(Professional Congress Organizer)를 이용할 수도 있다.

 

다. 사무국의 일반적 기능

○ 회계 및 행정 절차의 수립

○ 회의준비와 관련된 각 분야 책임자와의 협조 조정 및 행정사무 지원

○ 준비 및 진행사항에 대한 보고

○ 소요물자의 조정 및 조달

○ 회의준비용 사무기기, 비품, 집기 및 사무용품의 확보 및 관리

○ 각종 준비를 위한 실무자 회의 개최 및 결과처리 업무

○ 조직위원회 위원, 행사요원 및 기타 동원인원의 확보

○ 회의준비 추진일지 및 각종 회의록의 기록 유지

○ 지원위원회 위원, 고용원, 사무국 유급요원에 대한 인사 급여 관리

○ 국제기구 사무국과의 연락업무 및 행정처리

○ 통신시설의 확보 및 설치

○ 기타 부속 설비에 관한 사항

 

2) 분야별 업무

 

가. 예산분야

○ 예산 편성 및 확보

○ 자금집행계획 수립

○ 자금 조달 및 운용

○ 운영자금 수납, 관리 및 제경비의 지출

○ 물품의 조달계획 및 출납관리

○ 결산보고서 작성

○ 기타 회계 및 재무에 관한 업무

 

나. 회의분야

○ 프로그램 편성 및 강연내용 등에 관한 국제기구 사무국과의 협의

○ 초청연사 선정에 관한 국제기구 사무국과의 협의

○ 연설문, 발표문, 공동성명서 등의 접수, 배포 및 편집

○ 회의진행 전문요원의 확보 및 관리(사회자, 동시통역사, 속기사 등)

○ 프로그램의 편집

○ 개․폐회식 기획 진행

○ 각종 회의장 확보

○ 기타 회의 및 회의장에 관한 업무

 

다. 의전분야

○ 출입국 편의 제공

○ 환영송 안내데스크 설치 운영

○ 안내표지물 제작 및 부착

○ 주요행사의 영접 안내

○ 기타 영접에 관한 업무

 

라. 등록분야

○ 회의참가자의 접수

○ 신임장(Credential) 접수

○ 참가자 명단 작성

○ 등록데스크 설치 운영

○ 각종 준비물, 안내서 제작

○ 기타 등록에 관한 일체의 업무

 

마. 수송분야

○ 수송계획의 수립

○ 국제, 국내 수송기관과의 연락

○ 교통 통제소 및 항공예약 데스크 설치 운영

○ 기타 수송에 관한 일체의 업무

 

바. 숙박분야

○ 사용호텔의 결정 및 객실 확보

○ 숙박요금의 결정

○ 각 호텔별 객실배정 및 조정관리

○ 각 호텔과의 연락 조정

○ 숙박데스크 설치 운영

○ 기타 숙박에 관한 일체의 업무

 

사. 홍보분야

○ 국내 및 해외에 대한 홍보선전

○ 선전간행물 제작

○ 기자회견 준비

○ 언론인 초청 및 기자실 관리

○ 보도자료(Press Release) 배포

○ 기타 홍보 및 선전에 관한 업무

 

아. 연회분야

○ 각종 연회계획 및 주최자와의 연락

○ 각종 연회의 초청장 작성 및 발송, 참가여부 확인

○ 연회장소 확보

○ 연회 이벤트행사 계획 수립

○ 안내 데스크 운영

○ 기타 연회행사에 관한 업무

 

자. 관광분야

○ 회의 전후 관광 종합계획 수립

○ 관광데스크 설치 운영

○ 관광 선전물 및 제작물의 작성

○ 관광지 환영행사 주선

○ 문화행사와 스포츠행사의 실시 계획 및 연락 조정

○ 동반자(부인, 자녀 등)행사 실시

○ 기타 관광에 관한 업무

 

차. 전시 분과위원회

○ 전시에 관한 종합계획 수립 및 운영

○ 전시관 설치 운영(기본 부스 할당 및 판매, 안내책자 발행 등)

○ 전시품 통관 편의 제공

○ 기타 전시에 관한 업무